Terminvorschläge versenden

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Terminvorschläge in prosoftmeeting© | Online TerminkalenderTerminvorschläge in prosoftmeeting© | Online Terminkalenderhttps://img.youtube.com/vi/z5YoRKWTvB0/maxresdefault.jpg2019-05-23

 

Wie schlage ich Kandidaten Termine vor?

Mit unserem Terminplaner "prosoftmeeting©" haben Sie die Möglichkeit, Kandidaten einen fixen Termin zuzuweisen oder ihnen alternativ verschiedene Terminvorschläge zu senden.  

Anhand der Terminvorschläge kann jeder Bewerber seinen Wunschtermin auswählen und erlebt von Anfang an eine überzeugende Candidate Experience. 

In diesem Tutorial erklären wir, wie Sie Terminvorschläge versenden.

Wählen Sie Ihre gewünschten Bewerber aus der Kandidatenliste aus, indem Sie bei allen Kandidaten ein Häkchen setzen:

 

Wählen Sie in den übergeordneten drei Punkten ganz oben anschließend Aktion / Terminvorschlag. 

Jetzt erscheint eine neue Maske, in der alle von Ihnen ausgewählten Bewerber bereits als Teilnehmer auftauchen:

Sofern Sie keine Terminvorschläge für Gruppengespräche, sondern für Einzelgespräche mit den Kandidaten vereinbaren möchten, setzen Sie ein Häkchen bei Einzeltermine:

Wählen Sie auf derselben Oberfläche anschließend eine von Ihnen definierte Terminvorlage aus. Wie Sie Terminvorlagen erstellen, erfahren Sie hier.


Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben,  generiert das System automatisch Termine, die in Ihre freien Slots passen. Natürlich können Sie die vordefinierten Parameter jederzeit manuell anpassen. Anschließend erhalten Kandidaten mehrere Terminvorschläge.

 

Da es sich um Terminvorschläge handelt, sehen Sie anschließend ausschließlich die zur Verfügung stehenden Termine - ohne Kandidatenzuordnung:

 

Sobald Sie ganz unten Aktion ausführen klicken, werden all diese Termine als Vorschläge verschickt. Dass es sich um Vorschläge handelt, sehen Sie an dem Häkchen:

Anschließend werden den Kandidaten die Terminvorschläge per Link zur Verfügung gestellt. Kandidaten können die passenden Termine auswählen und ggf. wieder stornieren.

Sobald sich ein Kandidat für einen Termin entscheidet, erhalten Sie eine Systembenachrichtigung. Im Terminverwaltungs-Dashboard sehen Sie außerdem alle erstellten Termine und den jeweiligen Status:

Über Ihren Kalender können Sie ebenfalls Details zu den vorgeschlagenen Terminen abrufen. Wählen Sie mit einem Doppelklick einen Termin aus. Scrollen Sie in dieser Maske nach ganz unten und klicken Sie auf Vorgang anzeigen:

In diesem Vorgang sehen Sie alle Details zu dem vorgeschlagenen Termin: Welcher Teilnehmer hat einen Terminvorschlag für dieses Datum erhalten? Gibt es bereits Absagen/Zusagen etc.:

 

Zusätzlich können Sie in derselben Maske weiter oben auf den Link vorgeschlagene Termine klicken:

 

 

Im Anschluss öffnet sich ein neues Fenster mit allen Terminvorschlägen. Es ist dasselbe Fenster, das auch der Kandidat sieht, sobald er die dazugehörige E-Mail erhält und auf den Link klickt:

 

 

Was passiert, wenn ein Kandidat zusagt?

Sobald der Kandidat auf seinen Wunschtermin klickt/zusagt, kann er die dazugehörige .ics-Datei herunterladen und in seinen privaten Terminkalender übertragen (Outlook, Android, iOS etc.). Sobald ein Kandidat zusagt, erscheint die Info in dem Verlauf des Bewerbers. 

Was passiert, wenn ein Kandidat absagt?

Sobald der Kandidat den Link mit den Terminvorschlägen öffnet (s.o.), hat er im unteren Bereich der Maske die Möglichkeit, alle Termine abzulehnen. Zusätzlich kann er ein Kommentarfeld nutzen, um eine Nachricht zu hinterlassen:

 

Wie kann ich einen neuen Terminvorschlag versenden, wenn der Kandidat alle Termine abgelehnt hat?

Wählen Sie den Menüpunkt Terminverwaltung das Dashboard aus:

 

Anschließen klicken Sie in den Terminvorschlag, dessen Status Sie überprüfen möchten:

 

Jetzt sehen Sie, dass der Termin abgelehnt wurde. Durch einen Klick auf das blaue Plus können Sie nun einen neuen Terminvorschlag versenden. Als Grundlage hierfür dient dieselbe Vorlage, die Sie beim ersten Versuch genutzt haben:

Nun erscheint diese Maske, über die Sie den neuen Vorschlag bei Bedarf bearbeiten können:

 

Damit Sie jederzeit über Veränderungen wie Absage/Zusage benachrichtigt werden, nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Gehen Sie über das Zahnrad auf Einstellungen. Klicken Sie dort auf die Kachel Benutzer/Benutzergruppen und dort auf Persönliche Einstellungen:

 

Klicken Sie auf Einstellungen:

Scrollen Sie in dieser Maske herunter, bis Kalender und Termine. Hier setzen Sie individuelle Häkchen, ganz nach Ihrem Bedarf:

 

 

Anschließend erhalten Sie entsprechende Benachrichtigungen, sobald es Terminveränderungen gibt.