Terminvorlagen erstellen

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Wie erstelle ich Terminvorlagen?

Mit dem Terminplaner-Feature haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Terminvorlagen zu erstellen. Diese Terminvorlagen definieren Sie einmalig, danach können Sie jederzeit bequem darauf zugreifen. Sie möchten beispielsweise jeden Mittwoch und Donnerstag Vorstellungsgespräche von 11-15h führen und brauchen dazu Raum 1? Definieren Sie diese Vorlage ganz einfach wie folgt:

Klicken Sie im Zahnrad auf Einstellungen:

 

 

Anschließend auf die Kachel Anpassungen und Terminvorlagen:

 

 

Jetzt erscheint eine Maske, über die Sie Terminvorlagen einmalig definieren und danach jederzeit anwenden können. Über das blaue Plus erstellen Sie eine neue Vorlage – z.B. für Vorstellungsgespräche. Es erscheint diese Oberfläche:

 

Individualisieren Sie Ihre Vorlage mit folgenden Punkten:

  • Bezeichnung (z.B. Vorstellungsgespräch)
  • Betreff (der Betreff wird in der Kalenderübersicht angezeigt)
  • Ressource (z.B. Raum 1, weil dieser für das Jobinterview gebraucht wird. Wie Sie Ressourcen erstellen, erfahren Sie hier)
  • Definieren Sie einen Ort 
  • In der Beschreibung können Sie Notizen an Kollegen hinterlassen (z.B. „Bitte CV drucken und mitbringen“)
  • Organisatoren (interne Benutzer/Benutzergruppen. Der Termin ist anschließend im Teamkalender sichtbar)

Im nächsten Schritt definieren Sie die Rahmenbedingungen:

  • "Dauer in Minuten" (wie lange soll ein Termin dauern?)
  • "Pause in Minuten zwischen zwei Terminen" (definieren Sie die zeitlichen Intervalle zwischen zwei Terminen)
  • "Von / Bis" (früheste Startzeit/späteste Endzeit)
  • "Wochentage" (die Tage, die für diese Art von Terminen freigegeben sind)
  • "Maximale Anzahl Teilnehmer" (wie viele Personen sollen an dem Termin teilnehmen können?)
  • "Wie viele Termine sollen maximal pro Tag generiert werden?" (setzen Sie eine individuelle Termingrenze pro Tag)
  • "Wie viele Termine sollen insgesamt maximal generiert werden?" (setzen Sie eine allgemeine Termingrenze)
  • "Termine für höchstens x Wochen generieren" (definieren Sie, für wie viele Wochen im Voraus Sie Termine generieren möchten)
  • "Terminbuchung möglich bis" (definieren Sie, bis zu viele Stunden vorher Terminbuchungen möglich sein sollen)

 

 

Speichern Sie Ihre Vorlage abschließend. Jetzt können Sie jederzeit darauf zugreifen, wenn Sie fixe Termine vereinbaren wollen oder wenn Sie Terminvorschläge verschicken möchten. Sobald Sie die entsprechende Vorlage nutzen, werden Kandidaten nur Termine vorgeschlagen, die in Ihre individuellen Slots passen.