Status und Aktion anlegen

RECRUITING
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Status und Aktionen in prosoftrecruiting© | Bewerbermanagement Software

 

Effizientes Workflowmanagement

In prosoftrecruiting© haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und Direktaktionen auszulösen: Um zum Beispiel einen Wartebrief an einen Kandidaten versenden, stoßen Sie die Aktion einfach per Mausklick an. Das ist wirklich zeitsparend und erleichtert die Arbeit enorm.

In der Timeline im Kandidatenprofil sind alle Aktionen chronologisch gespeichert, so dass Sie immer den Überblick behalten. Um den Status eines Kandidaten zu wechseln, können Sie die passende Angabe im Dropdown-Menü auswählen.

 

Wie lege ich einen Status an?

Wenn Sie einen neuen Status oder eine Aktion anlegen möchten, klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und öffnen Sie die Einstellungen. In der Kachel „Anpassungen“ finden Sie die Optionen „Satus“ und „Aktionen“. Beginnen wir mit dem Status.

 

 

Über das Feld „Neu“ geben Sie an, ob Sie einen neuen Status für eine Stelle oder für eine Bewerbung erstellen möchten.

 

 

Nehmen wir als Beispiel den Status „Bewerbungsgespräch“. In nur 5 Schritten haben Sie diesen erstellt:

  • Schritt 1: Allgemeine Angaben
  • Schritt 2: Aufgabe anlegen
  • Schritt 3: Vorlage auswählen
  • Schritt 4: Einschränkungen vornehmen
  • Schritt 5: Weitere Optionen einstellen

 

 

Allgemeine Angaben

Im Statusmenü gebe Sie die Bezeichnung und eine kurze Beschreibung ein:

 

 

Unter Status (intern) kann ein interner Status festgelegt werden (z. B. Neu). Im Feld „Benachrichtigungen“ können Sie auswählen, wer über den Status benachrichtigt werden soll.

 

 

Aufgabe anlegen

Der nächste Schritt ist wirklich praktisch: Hier können Sie definieren, ob an den Status eine Aufgabe geknüpft wird, die bei der Auswahl des Status zu bearbeiten ist.

 

 

Im Freitextfeld „Notiz“ können Sie Notizen für die Aufgabe hinterlegen. In der Rubrik „Aufgabe“ geben Sie den Titel der Aufgabe ein und können eine kurze Beschreibung einfügen. In den Details können Sie die Aufgabe priorisieren und sie gewünschten Bearbeitern oder Gruppen zuweisen. Wenn Sie möchten, wählen Sie Personen aus, die über die Aufgabe benachrichtigt werden. Über den Schiebebalken geben Sie an, ob die Aufgabe privat oder öffentlich ist. Letztere ist für alle Benutzer sichtbar. Anschließend definieren Sie das Fälligkeitsdatum und eine Deadline für die Aufgabe. Um rechtzeitig an Fristen erinnert zu werden, können Sie ein frei wählbares Erinnerungsdatum angeben. Bei Bedarf lässt sich die Aufgabe in weitere Teilaufgaben zerlegen.

 

 

Vorlage auswählen

Im Register „Dokument“ können Sie eine gewünschte Vorlage hochladen – zum Beispiel für eine Einladungs-E-Mail zum Bewerbungsgespräch. Den E-Mail-Body können Sie individuell anpassen sowie Anhänge hinzufügen.

 

 

Für den Versand wählen Sie den gewünschten Absender aus. Über Klick auf CC bzw. BCC können Sie andere in CC/BCC nehmen.

 

 

Einschränkungen vornehmen

In Register 4 haben Sie die Möglichkeit, Einschränkungen zu definieren: Möchten Sie, dass nur bestimmte Benutzer/Benutzergruppen den Status setzen können, wählen Sie diese im Dropdownmenü aus. Unter „Status“ können Sie angeben, ob der Status nur bei einem bestimmten Status des Kandidaten bzw. der Stelle auswählbar sein soll. Soll der Status nur bei spezifischen Mandanten ausgewählt werden können, geben Sie den/die entsprechenden Mandanten unter „Mandant“ an.

 

 

 

Weitere Optionen einstellen

In Register 5 können Sie auswählen, ob Ihr Kandidat bei den PerfectMatch©-Ergebnissen berücksichtigt werden soll: Möchten Sie dies nicht, setzen Sie ein Häkchen. Wenn Sie wollen, dass Ihr Kandidat an eine Exportschnittstelle zu einer anderen Software übergeben werden soll, haken Sie diese Option ab. Ein Häkchen hinter „verbietet Löschen“ setzen Sie, wenn das Löschen bei einem definierten Status nicht möglich sein soll. Anschließend klicken Sie auf „Speichern & Schließen“, um die Statusanlage erfolgreich abzuschließen.

 

 

Wie lege ich eine Aktion an?

Nun kommen wir zu den Aktionen: Nehmen wir an, Sie möchte einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen. In nur wenigen Schritten haben Sie die Aktion erstellt:

  • Schritt 1: Allgemeine Angaben machen
  • Schritt 2a: Aktion sofort ausführen
  • Schritt 2b: Ausführung terminieren
  • Schritt 3: Einschränkungen definieren

 

 

Allgemeine Angaben machen

Um die Aktion anzulegen, gehen Sie über das Zahnrad in die Einstellungen und wählen den Punkt „Aktionen“ aus. 

Über das Feld „Neu“ bestimmen Sie, ob Sie eine Aktion für eine Bewerbung oder für eine Stelle erstellen möchten.

Unter „Allgemein“ geben Sie wie beim neuen Status eine Bezeichnung und Beschreibung für die Aktion an.

 

 

Aktion sofort ausführen

Sie haben die Wahl, ob Sie die Aktion sofort ausführen (2) oder terminieren (3) möchten. Für ein wirklich schnelles Bewerberfeedback können Sie die Aktion direkt in der Maske ausführen: Sie wählen einfach eine passende Versandvorlage aus und senden diese an wartende Kandidaten – zum Beispiel eine Einladungs-E-Mail. Über das Stiftsymbol lässt sich die Vorlage zügig bearbeiten und das Freitextfeld ergänzen.

 

 

Möchten Sie die Aktion nicht selbst durchführen, können Sie die Aufgabe über den Punkt „Aufgabenvorlage“ auch auslösen lassen. Sie haben die Möglichkeit, eine Notiz zur Aufgabe zu hinterlegen, die Aufgabe Bearbeitern zuzuweisen, sie zu priorisieren und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen. Bei Bedarf wählen Sie Kollegen aus, die über die Aufgabe benachrichtigt werden sollen. Wenn Sie nicht möchten, dass die Aufgabe öffentlich sichtbar ist, können Sie dies per Schalterfunktion einstellen.

 

 

 

Ausführung terminieren

Um die Ausführung zu terminieren, wählen Sie Punkt 3 aus: Hier können Sie auf Tag und Stunde genau definieren, wann die Aktion ausgeführt werden soll. Möchten Sie Ihre Kollegen über die Ausführung benachrichtigen, ist das kein Problem: Im Feld „Benachrichtigungen“ wählen Sie einfach die richtigen Empfänger aus. Noch mehr Zeit gewinnen Sie, wenn Sie den Statuswechsel an die Aktion knüpfe: Sobald die Ausführung erfolgt ist, wird der Status automatisch angepasst.

 

 

 

Einschränkungen definieren

 

In Register 4 können Sie wie bei der Anlage des Status Einschränkungen definieren. Per Klick auf „Speichern & Schließen“ terminieren Sie die Aufgabenanlage.