Mailvorlagen erstellen

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Wie erstelle ich Mailvorlagen?

In unserem Terminplaner prosoftmeeting© sind Mailvorlagen für verschiedene Szenarien standardmäßig hinterlegt. Zum Beispiel:

  • „Neuer Termin“
  • „Neuer Terminvorschlag
  • „Erinnerung an den Termin“
  • u.v.m.

Diese können Sie jederzeit individuell anpassen und bestimmten Aktionen (fixer Termin / Terminvorschlag) zuordnen, sodass sie standardmäßig versendet werden. Um die Vorlagen zu bearbeiten, klicken Sie über das Zahnrad auf Einstellungen:

 

Jetzt klicken Sie auf der Kachel Vorlagen auf Textvorlagen:

Geben Sie in das Suchfeld Termin ein. Anschließend werden Ihnen alle standardmäßigen Mailvorlagen für Termine angezeigt:

 

Wenn Sie z.B. auf die Textvorlage "Erinnerung an den Termin" klicken, können Sie folgende Variablen dieser Vorlage individualisieren:

Bezeichnung: Geben Sie Ihrer Textvorlage einen passenden Namen

Status: "Auswählbar" (also aktuell) oder "Veraltet" (nur wählen, wenn die Vorlage veraltet ist und definitiv nicht mehr verwendet werden soll)

Anwendungsbereich: Ist in diesem Fall immer "Termin"

Dokumenttyp: "Fixer Termin" oder "Terminvorschlag" (bei entsprechender Zuordnung wird die Vorlage bei fixen Terminen oder Terminvorschlägen versendet.) 

 

Sobald Sie ein Häkchen bei "ICS-Datei anhängen" setzen, erhält die E-Mail automatisch einen ICS-Anhang mit dem jeweiligen Termin.

Alle Informationen zu der Mailvorlage sehen Sie mit einem Doppelklick auf die jeweilige Vorlage. Über das Stift-Symbol können Sie den Inhalt der Mail außerdem anpassen:

Nachdem Sie das Stift-Symbol angeklickt haben, erscheint rechts ein Kästchen mit verschiedenen Variablen. Ihnen stehen verschiedene Variablen zur Verfügung, anhand derer Sie Ihren Mailtext anpassen können. Zum Beispiel:

  • Anrede 
  • Betreff 
  • Briefanrede
  • Link zur Terminauswahl
  • u.v.m.

In unserem Beispiel haben wir den "Link zur Terminauswahl" in den Text der Mailvorlage integriert:

 

 

Um Ihre Mailvorlage anzupassen, wählen Sie die nötigen Variablen (z.B. Link zur Terminauswahl) mit einem Klick darauf aus. Anschließend fügen Sie die Variable mit Strg+V in den Text ein.

Speichern Sie Ihre Vorlage anschließend. Im letzten Schritt ordnen Sie Ihre Mailvorlage der entsprechenden Aktion zu - also einem fixen Termin oder einem Terminvorschlag

Dafür klicken Sie über das Zahnrad auf Einstellungen und wählen anschließend die Kachel Anpassungen und dort Aktionen:

 

Hier finden Sie die beiden neuen Aktionen fixer Termin und Terminvorschlag:

 

Klicken Sie z.B. auf fixer Termin und in der neuen Maske auf Punkt 2 Ausführung: Sofort

In dieser Maske ordnen Sie unter Terminvorgang Ihre Wunschvorlage zu. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil. Es erscheint ein Drop-down-Menü mit allen hinterlegten Mailvorlagen:

 

Nachdem Sie die Mailvorlage der entsprechenden Aktion zugeordnet haben, verschickt prosoftmeeting© diese Mail ab sofort automatisch, sobald Sie die gewählte Aktion auslösen.