Konfiguration von E-Mail-Konten

RECRUITING
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Email Konten einrichten in prosoftrecruiting© | BewerbermanagementEmail Konten einrichten in prosoftrecruiting© | Bewerbermanagementhttps://img.youtube.com/vi/6Qwb37XfpOc/maxresdefault.jpg2018-08-31

 

Kommunikationsprozesse vereinfachen

Die Kommunikation mit Bewerbern ist eine zentrale Aufgabe für Recruiter. Kurze Kommunikationswege und ein schnelles Feedback wirken sich nicht nur positiv auf die Time-to-Hire, sondern auch auf die Candidate Experience aus. Mit prosoftrecruiting© haben Sie die Möglichkeit, Kommunikationsprozesse zu steuern. Ihre Kommunikationsflüsse können Sie dank Kontakthistorie leicht nachverfolgen. Alle Bewerbungseingänge für eine Stelle verwalten Sie zentral in einer Software. Um Ihre Kommunikation mit Kandidaten sinnvoll zu organisieren, können Sie in prosoftrecruiting© Ihren E-Mail-Verkehr steuern. In Ihrer Recruiting-Lösung legen Sie in wenigen Klicks E-Mail-Eingangs- und Ausgangskonten an: Im Eingangskonto erhalten Sie Ihre gesammelten Bewerbungseingänge. Für E-Mails, die Sie aus Ihrem System verschicken wollen, hinterlegen Sie einfach ein Ausgangskonto. 

Die Konfiguration erfolgt in wenigen Schritten. Beginnen wir mit dem E-Mail-Eingangskonto:

  • Schritt 1: E-Mail-Eingangskonten in den Einstellungen öffnen
  • Schritt 2: Neues Konto hinzufügen oder vorhandenes bearbeiten
  • Schritt 3: Pflichtangaben ausfüllen und Konto auswählen

 

 

E-Mail-Eingangskonten in den Einstellungen öffnen

Zuerst öffnen Sie über das Zahnradsymbol oben rechts den Reiter „Einstellungen“. Um ein Eingangskonto anzulegen, klicken Sie auf „E-Mail-Eingangskonten“. Hier finden Sie alle hinterlegten Eingangskonten. 

 

 

 

Neues Konto hinzufügen oder vorhandenes bearbeiten

Möchten Sie ein Konto bearbeiten, klicken Sie es einfach an und ändern/ergänzen die angegebenen Datenfelder. Um ein oder mehrere Konten zu löschen, wählen Sie das Stiftsymbol und markieren die gewünschten Konten per Häkchen. Nach Klick auf den Löschen-Button wird die Auswahl entfernt.

Um ein neues Konto anzulegen, öffnen Sie über das blaue Plussymbol die Eingabemaske für die Konfiguration.

 

 

 

Pflichtabgaben ausfüllen und Konto auswählen

Geben Sie bei dem Punkt „Protokoll“ zunächst an, ob es sich um ein Exchange oder IMAP Konto handelt. Unter „Mailserver“ wählen Sie Ihr gewünschtes Konto aus und geben dann Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Als Eingangskonto können Sie Sie zum Beispiel eine allgemeine bewerbung@ E-Mail-Adresse nutzen oder Ihre eigene E-Mail-Adresse verknüpfen – dafür legen Sie einen Unterordner in Ihrem Account an, zum Beispiel „Bewerbungen“. Über das Pfeilsymbol rufen Sie Ihre Unterordner ab und können im Dropdown-Menü Ihre Auswahl treffen. Jetzt hinterlegen Sie nur noch die Benutzergruppe und klicken auf „Speichern“. 

 

E-Mail-Ausgangskonto einrichten

Die Einrichtung von E-Mail-Ausgangskonten erfolgt analog über die Einstellungen: Hier klicken Sie in der Kachel „E-Mail-Konten“ auf „E-Mail-Ausgangskonten“ und geben dann Ihre Daten ein. Bei Bezeichnung können Sie Ihr Ausgangskonto individuell benennen. Sie können außerdem auswählen, ob dieses Ausgangskonto Standard für Systembenachrichtigungen sein soll. Setzen Sie hierfür einfach den Haken. Geben Sie nun den entsprechenden Mailserver und Port an, danach Ihre Benutzerdaten. Sie können nun noch eine Signatur hinterlegen und dann mit „Test E-Mail senden“ überprüfen, ob alle Eingaben richtig sind.

 

 

Exkurs: Dashboard und Inbox

Das Dashboard ist das Herzstück Ihrer Recruiting-Software: Hier haben Sie die wichtigsten Angaben im Blick, zum Beispiel alle offenen Stellen, neuen Kandidaten und Aufgaben. Die wichtigsten Kennzahlen zur Steuerung und Optimierung des Recruiting-Prozesses werden anhand attraktiver Grafiken visualisiert. Über KPIs wie beispielsweise die Anzahl der Bewerbungen nach Quelle oder die Beschaffungskanaleffektivität stützen Sie Ihre Auswahl der passenden Recruiting-Kanäle.

 

 

Eingehende Bewerbungen können Sie bequem über den Reiter „Inbox“ in Ihrem Dashboard abrufen. Die Zahl in der Kachel zeigt an, wie viele Elemente Ihre Inbox enthält. Alle Bewerbungseingänge sind übersichtlich nach Quelle katalogisiert: Auf einen Blick sehen Sie, wie viele Eingänge Sie je Medium erhalten haben (E-Mails, Online-Bewerbungen, Bewerbungen über die BA, SMS). Klicken Sie auf den jeweiligen Reiter, werden Ihnen alle eingegangenen Bewerbungen je Medium angezeigt. Für Ihre bevorzugte Übersicht können Sie die Anzahl der Einträge pro Seite unten rechts festlegen. Um Dokumente zu löschen, klicken Sie auf das Stiftsymbol und setzen ein Häkchen hinter die Elemente, die Sie entfernen wollen. Anschließend klicken Sie auch „Löschen“. Sobald Sie ein Dokument geöffnet haben, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können zum Beispiel eine neu eingegangene Bewerbung öffnen und den Kandidaten per Mausklick direkt in Ihre Software übernehmen!  Wir empfehlen Ihnen auch unseren Beitrag dazu, wie Sie einen neuen Kandidaten in nur 5 Schritten anlegen.