Einwilligung zum Datenschutz

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten EU-weite Datenschutzvorschriften: Seit dem 25. Mai 2018 müssen geschäftsmäßige Verarbeiter personenbezogener Daten DSGVO-compliant handeln. prosoftrecruiting© bietet ausgereifte Funktionen, die eine rechtssichere Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung erleichtern:

Allgemeine Datenschutzeinstellungen: 

prosoftrecruiting© bietet einen Extra-Menüpunkt Datenschutz für Ihre datenschutzrelevanten Angaben. Sie können einsehen:

• wann ein Bewerber die Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt hat
• bis wann die Einwilligung gültig ist (Löschfälligkeitsdatum)
• an wen die Daten übermittelt werden dürfen (z. B. Konzern/Töchter)
• wofür die Einwilligung gilt (z. B. Telefonmarketing, E-Mail-Marketing)
• die Löschfälligkeit gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung

Einwilligung zum Datenschutz: 

Mit prosoftrecruiting© erleichtern Sie den Einwilligungsprozess für Bewerber und Anwender. Die Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie bequem per E-Mail-Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen und per Bewerbungsformular einholen.

Löschlisten und -protokolle: 

Bewerberdaten dürfen nur zeitweise und zweckgebunden gespeichert werden. Nach Ablauf der Löschfälligkeit sind die Daten zu entfernen. Um die Löschfälligkeit für alle Kandidaten im Blick zu behalten, bietet prosoftrecruiting© eine Löschliste gemäß EU-DSGVO: Diese zeigt Bewerber, die binnen 14 Tagen zu löschen sind. Die Berechnung der Löschfälligkeit können Sie über ihre Einstellungen individuell definieren. Die Löschliste bietet Ihnen die Möglichkeit, frühzeitig zu intervenieren, indem Sie z. B. eine Einwilligung für eine verlängerte Datenspeicherung einholen. Löschprotokolle dokumentieren alle Löschaktivitäten. Wir empfehlen auch unseren Beitrag, wie Sie Ihre Löscheinstellungen vornehmen. Das Löschprotokoll kann durch den Superadmin eingesehen werden unter Einstellungen -> Allgemein -> Klick auf Mandant -> Löschprotokoll öffnen.

Die Einstellungen zur Datenspeicherung können Sie schnell einsehen und bearbeiten:

• Schritt 1: Öffnen Sie "Datenschutz" im Kandidatenmenü
• Schritt 2: Prüfen und ändern Sie ggf. die Angaben

Um die Einstellungen zur Datenspeicherung und -übermittlung einzusehen, öffnen Sie das Kandidatenprofil über den Menüpunkt „Kandidaten“ und klicken anschließend auf den Untermenüpunkt „Datenschutz“.

Neben dem Einwilligungsdatum lässt sich genau definieren, wofür der Kandidat seine Einwilligung erteilt hat, zum Beispiel für die Datenübermittlung an Dritte (Konzern/Töchter) oder für die Kontaktaufnahme via E-Mail-Marketing. Die Löschfälligkeit berechnet sich automatisiert anhand des Einwilligungsdatums und Ihrer Datenschutzeinstellungen im jeweiligen Mandanten.

Die Datenschutzeinwilligung lässt sich in prosoftrecruiting© praktisch per E-Mail-Link einholen. 

• Schritt 1: Kandidaten öffnen
• Schritt 2: Vorlage auswählen und anpassen

Öffnen Sie zunächst den Bewerber in Ihrer Kandidatenliste über den Menüpunkt „Kandidaten“. Für eine wirklich einfache Kommunikation, klicken Sie auf das E-Mail-Symbol über der Timeline.

Die E-Mail können Sie direkt in Ihrer Software verfassen. Für die Einwilligung zum Datenschutz wird Ihnen extra eine Vorlage zur Verfügung gestellt. Den Text können Sie selbstverständlich anpassen. Die Vorlage finden Sie in den Einstellungen unter Textvorlagen. prosoftrecruiting© bietet eine Vielzahl praktischer Templates, die Ihren Kommunikationsprozess erleichtern. 

Per Copy-and-paste können Sie den Vorlagentext kopieren und in Ihre neue E-Mail einfügen. Ihr Kandidat erhält in der E-Mail einen Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen und kann einfach per Klick auf „Zustimmen“ einwilligen oder auf „Ablehnen“ klicken.

Bewerberformulare lassen sich in prosoftrecruiting© frei konfigurieren. Für einen besonders komfortablen Einwilligungsprozess, können Sie die Einwilligung Ihrer Kandidaten im Bewerberformular abfragen: Bewirbt sich ein Kandidat über das Formular auf Ihrer Website und bestätigt die Datenschutzbestimmungen, wird das Einwilligungsdatum automatisch im Kandidaten hinterlegt! Auf Wunsch erhalten Sie individuelle Benutzerbenachrichtigung, sobald ein Bewerber seine Ablehnung erteilt. Das Einwilligungsdatum kann jederzeit manuell erfasst oder bearbeitet werden. Das Formular editieren Sie in Ihren Einstellungen über den Punkt „Bewerberformulare“. Wählen Sie ein entsprechendes Formular aus oder erstellen Sie über das Plussymbol ein neues. Über den Upload-Button können Sie die Datenschutzerklärungen hochladen.