Datenschutzeinstellungen vornehmen

RECRUITING
DATENSCHUTZ
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Funktionen für Ihre DSGVO-Compliance

Mit den richtigen Datenschutzeinstellungen handeln Sie compliant in Sachen Datenschutz. Seit dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung für alle geschäftsmäßigen Verarbeiter personenbezogener Daten – darunter auch Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen. Sie operieren täglich mir personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Kunden und Bewerbern. Zu einer verlässlichen Softwarelösung gehören Datenschutzfunktionen, die das DGVO-konforme Handeln erleichtern. prosoftrecruiting© bietet ausgereifte Datenschutzeinstellungen, ein eigenes Löschkonzept und ein Extra-Datenschutzmenü. Die Einwilligung zur Datenverarbeitung Ihrer Bewerber können Sie bequem per E-Mail-Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen und im Bewerberformular einholen. Lehnt ein Kandidat die Datenschutzeinwilligung ab, erhalten Sie eine persönliche Benutzerbenachrichtigung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre individuellen Benachrichtigungen einstellen. 

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten unterliegt strengen Löschvorschriften: Bewerberdaten dürfen nur zeitweise und zweckgebunden gespeichert werden. Für Recruiter bedeutet das, dass Sie die Löschfälligkeit der Daten kontrollieren müssen. Mit prosoftrecruiting© sparen Sie sich akribische Excel-Listen: Ihre Software enthält eine Löschliste, die Ihnen alle Kandidaten 14 Tage vor Löschfälligkeit anzeigen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, frühzeitig zu intervenieren, indem sie zum Beispiel eine Einwilligung für eine längere Datenspeicherung einholen. Die Löschfälligkeit Ihrer Kandidaten können Sie individuell definieren: Sie geben vor, nach welchem Bewerbungsdatum Nutzer auf die Löschliste. Die Löschfälligkeit berechnet sich anhand der von Ihnen hinterlegten Angaben in den Einstellungen. Alle Löschaktionen können Sie dank Löschprotokoll jederzeit nachverfolgen und nachweisen. Die Löschliste können Sie dank Filterfunktion bequem mit Kollegen teilen.

In nur wenigen Schritten können Sie die Löschfälligkeit einstellen:

- Schritt 1: Reiter "Allgemein" in Einstellungen öffnen

- Schritt 2: Mandanten auswählen

- Schritt 3: Standardeinstellung prüfen und ggf. ändern

- ggf. Schritt 4: Löschfälligkeit im Kandidaten ändern

- Schritt 5: Löschfälligkeit prüfen

- ggf. Schritt 5: Kandidaten löschen 

 

Reiter "Allgemein" in Einstellungen öffnen

Die Löschfälligkeit von Bewerberdaten können Sie in prosoftrecruiting© individuell einstellen. Öffnen Sie dafür über das Zahnradsymbol oben rechts Ihre Einstellungen und klicken Sie in der Kachel „Unternehmensdaten“ auf den Reiter „Allgemein“.

 

 

 

Mandanten auswählen

In einer Liste sehen Sie alle hinterlegten Mandanten – Ihre Software ermöglicht eine mandantenübergreifende Nutzung ohne Einschränkung. Wählen Sie den entsprechenden Mandanten per Mausklick aus und scrollen Sie nach unten zu den Datenschutzeinstellungen.

 

 

 

Standardeinstellung prüfen und ggf. ändern

Als Standardeinstellung ist in Ihrer Software eine Fälligkeit von 6 Monaten definiert. Diese können Sie ändern, indem Sie Ihre individuellen Angaben in das Datenfeld einfügen: „Datensätze sind zur Löschung vorgesehen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung:  X Monate nach…“. Über die Auswahlfelder bestimmen Sie, ob die x Monate ab dem letzten Kontakt oder ab dem Bewerbungsdatum gerechnet werden sollen. Anschließend klicken Sie auf speichern.

 

 

 

Löschfälligkeit für Kandidaten ändern

Die Löschfälligkeit eines Kandidaten können Sie im Bewerberprofil einsehen. Um einen Bewerber zu öffnen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Kandidaten“ im Seitenmenü. Aus der Kandidatenliste wählen Sie den Bewerber per Mausklick aus. Öffnen Sie anschließend den Untermenüpunkt „Datenschutz“ und scrollen Sie zur Kachel „Löschfälligkeit“.

 

 

 

Löschfälligkeit prüfen

Sofern ein Kandidat löschfällig ist, wird er in der Löschliste nach EU-DSGVO im Kandidaten Dashboard angezeigt. Öffnen Sie das Dashboard über Ihr Seitenmenü und klicken auf „Neue Kandidaten“. Im Kandidatendashboard finden Sie die Löschliste in der Kachel „Mit mir geteilte Filter“.

 

 

Für einen besseren Überblick gehen Sie rechts oben in der Kandidatenliste auf das Symbol mit dem Stift. Sie befinden sich nun im Bearbeitungsmodus und können sich die Kachel für die Löschliste nach EU-DSGVO einblenden lassen. So sehen Sie auf den ersten Blick, wie viele Bewerber sich in Ihrer Löschliste befinden.

 

 

 

Kandidaten löschen

Um Kandidaten zu löschen, klicken Sie auf das Stiftsymbol und versehen ausgewählte Bewerber mit einem Häkchen. Über den Löschen-Button entfernen Sie diese per Mausklick.

 

 

Löschaktivitäten werden in den Einstellungen – Unternehmensdaten - Allgemein im jeweiligen Mandanten im Löschprotokoll dokumentiert.