Datenimport in AÜOffice®

RECRUITING
ZEITARBEIT
zur Übersicht
Datenimport von prosoftrecruiting© in AÜOffice®

 

Wie importiere ich Kontaktdaten von prosoftrecruiting© in AÜOffice®?

Kontaktdaten aus prosoftrecruiting© können Sie ganz einfach in Office® importieren, indem Sie die extra dafür eingerichtete Schnittstelle nutzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Diese Einstellungen müssen Sie übrigens nur einmal vornehmen, sodass der Zeitaufwand beim nächsten Kontaktdatenimport wesentlich geringer ist.

ACHTUNG: Bitte nutzen Sie für das Importieren von Kontaktdaten immer den Chrome-Browser!

1. Status anlegen in prosoftrecruiting©

Im ersten Schritt legen Sie in prosoftrecruiting© einen neuen Status an

  • Klicken Sie vom Zahnrad ausgehend im Drop-Down-Menü auf „Einstellungen
  • Jetzt wählen Sie in der Kachel „Anpassungen“ den „Status“:
  • Klicken Sie in der nun erscheinenden Maske auf die Kachel „Neu“ und dann „+ Für Bewerbung“:
  • Nennen Sie den Status z.B. „Übernahme AÜOffice®
  • Fügen Sie eine Beschreibung ein, z.B. „Dieser Kontakt ist zum Export in Office® freigegeben“
  • Klicken Sie jetzt in Punkt 5 „Weiteren Optionen“ und setzen Sie ein Häkchen bei „an Exportschnittstelle übergeben“:
  • Jetzt „Speichern & Schließen
  • Diesen einmal angelegten Status können Sie ab sofort immer wieder verwenden

2. Kandidaten auswählen & Daten übernehmen

Jetzt wechseln Sie zu prosoftrecruiting©

  • Rufen Sie den Kandidaten auf, den Sie übernehmen möchten & wählen Sie bei „Statuswechsel“ den eben eingerichteten Status „Übernahme AÜOffice®“:

3. Login-Daten von prosoftrecruiting© in AÜOffice® hinterlegen

Wechseln Sie wieder in Office®. Hier ist es nun nötig, dass Sie Ihre Login-Daten von prosoftrecruiting© hinterlegen.

  • Rufen Sie die „Firmenstammdaten“ und „Benutzerrechte“ auf:
  • Es erscheint ein neues Fenster, das nach Masterpasswort fragt, klicken Sie ohne ein Passwort einzugeben auf „Ok
  • Anschließend klicken Sie auf „Bearbeiten“:
  • Jetzt können Sie unten rechts Ihren „PR-Benutzernamen“ und Ihr „PR-Passwort“ eingeben
  • Anschließend unten links „Speichern

4. Link zu prosoftrecruiting© hinterlegen

Jetzt ist es nötig, den entsprechenden Link zur webbasierten prosoftrecruiting©-Software zu hinterlegen.

  • Gehen Sie dafür in den Reiter „12: prosoftrecruiting©“. Hier können Sie einen Host eintippen oder einen Link einfügen (nur eins von beiden ist notwendig):
  • Kopieren Sie den Link zu Ihrer Software in das URL-Feld (einfachste Variante)
  • Um das Api-Key-Feld zu bearbeiten, kehren Sie kurz in prosoftrecruiting© zurück.

Schritte für Api-Key in prosoftrecruiting©:

  • Klicken Sie vom Zahnrad ausgehend im Drop-Down-Menü auf „Einstellungen
  • Jetzt in der Kachel „Schnittstellen & Plugins“ auf „Api-Keys“:

 

  • Klicken Sie in der Maske „Api-Keys“ auf „AÜ-Schnittstelle“:
  • Dort wird jetzt der entsprechende Key („Schlüssel“) angezeigt. Diesen Key kopieren und zurück in Office® wechseln

Key in Office® einfügen:

  • Pflegen Sie den Key in das entsprechende Feld („Api-Key“) ein:
  • Bitte beachten Sie, dass man den Key nur im Chrome-Browser kopieren kann
  • In diesem Fenster muss außerdem ein Mandant zugeordnet werden. Dafür mit Doppelklick das entsprechende Feld auswählen. Hier können Sie jetzt den Mandanten auswählen

Alle bis jetzt ausgeführten Schritte sind einmalig nötig. Künftig müssen Sie nur noch die folgenden Ausführungen vornehmen, wenn Sie einen Kandidaten übernehmen möchten.

5. Kandidaten in AÜOffice® übernehmen

  • Klicken Sie auf „prosoftrecruiting©“ und „Importschnittstelle“:
  • Nun werden automatisch alle Kandidaten überprüft, in deren Status Sie angegeben haben, dass sie für den Export freigegeben sind.
  • Sämtliche Kandidaten mit diesem Status sehen Sie jetzt in einer Liste. Wählen Sie einfach mit einem Häkchen aus, welche Personen importiert werden sollen.
  • Anschließend klicken Sie auf „Markierte Datensätze importieren“, hier kann jetzt optional eine Personalnummer vergeben werden.
  • Jetzt öffnet sich ein Fenster, das fragt: „Soll der Import bei prosoftrecruiting© quittiert werden?“ Unsere Empfehlung: Hier immer „Ja“ klicken

Im Anschluss zur Kontrolle in Office® auf „Mitarbeiter“ klicken, anschließend auf „anlegen & bearbeiten“:

 

  • Geben Sie oben im Suchfeld den entsprechenden Namen des Kandidaten ein. Anschließend sehen Sie, dass alle Daten aus prosoftrecruiting© importiert worden sind.

Damit haben Sie es geschafft! Beim nächsten Mal müssen Sie nur noch alle Schritte ab 5. „Kandidaten in Office® übernehmen“ vornehmen.