Zielvereinbarungsgespräch

Ein Zielvereinbarungsgespräch gibt Mitarbeitern klare Ziele vor, die in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen sind. Wie verläuft ein solches Gespräch? 

Zielvereinbarungsgespräch

Zielvereinbarungsgespräche sind ein Verfahren der Führungstechnik Management by Objectives (Führen durch Zielvereinbarungen). MbO zählt zum Führungsstil der transaktionalen Führung, die sich durch den Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter auszeichnet. Zentrale Steuerungsmechanismen im Rahmen des MbO sind (quantifizierte) Ziele, um die Leistung der Organisation zu erhöhen. Die Ziele werden in einer Zielhierarchie für jede Hierarchieebene, Organisationseinheit und für einzelne Mitarbeiter festgelegt. Die Festlegung von Zielvorgaben erfolgt entweder durch den Vorgesetzten oder in einem kooperativen Prozess zusammen mit dem Mitarbeiter. Der kooperativen Variante wird ein motivationsstärkender Effekt zugesprochen: Die Mitbestimmung ermöglicht es, dass der Mitarbeiter sich besser mit seinen Aufgaben und Zielen identifizieren und verantwortungsbewusster agieren kann. Der Zielbildungsprozess ist i. d. R. mehrstufig: Zunächst werden die Zielarten klassifiziert. Präzise Zielsetzungen sind wichtig, um klare Zielvorstellungen zu vermitteln und erwünschte Resultate zu ermöglichen. Zur klaren Zielformulierung setzen Unternehmen häufig die SMART-Formel ein. SMART steht für Specific, Measurable, Accepted, Realistic, Time Bound. Smarte Ziele sind:

  • spezifisch, d. h. eindeutig definiert
  • messbar nach definierten Messbarkeitskriterien
  • ansprechend bzw. erstrebenswert
  • realistisch und realisierbar
  • terminiert durch ein festes Datum

Bei der Definition von Maßnahmen zur Zielerreichung spielen auch Überlegungen zu Gestaltungsspielräumen und Eigenverantwortung des Mitarbeiters eine Rolle. Außerdem sollte die Führungskraft folgende Punkte beachten:

  • Wie hat sich der Mitarbeiter bisher entwickelt?
  • Wie leistungsfähig ist er?
  • Welche Stärken und Schwächen bringt er mit? Ist er ausreichend qualifiziert oder sind zusätzliche Qualifizierungsmaßnahmen nötig?
  • Wie können Defizite konkret angegangen und Stärken ausgebaut werden?
  • Welche Unterstützungsmöglichkeiten kann die Führungskraft bieten?

Wie verläuft ein Zielvereinbarungsgespräch? 

Das Zielvereinbarungsgespräch erfolgt i. d. R. jährlich zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Inhalt des Gesprächs sind konkrete Ziele, Anforderungen und Erwartungen, die an den Arbeitnehmer gestellt werden. Die Anforderungen resultieren in spezifischen Aufgaben und Zielen, die im Gespräch konkretisiert und priorisiert werden. Ein kooperatives Gespräch ermöglicht es dem Mitarbeiter, eigene Vorstellungen und Ideen bzgl. der Zielgestaltung mit einzubringen. Thematisiert werden auch mögliche Schwierigkeiten, die die Zielerreichung behindern könnten, sowie erforderliche Ressourcen zur Zielerfüllung. Ein konkreter Zeitrahmen, innerhalb dessen Ziele und Zwischenziele zu erreichen sind, wird ebenfalls vereinbart. Ist die Zielerreichung mit Konsequenzen (z. B. leistungsbezogenes Entgelt, Prämien) verbunden, werden auch diese im Zielvereinbarungsgespräch thematisiert. Zielvereinbarungen sind verbindlich getroffene Absprachen, die am Ende des Gesprächs schriftlich festgehalten werden. Das Gespräch endet i. d. R. mit einer kurzen Zusammenfassung der Zielvereinbarungen und einer Besprechung des weiteren Vorgehens (Follow-up-Termin zur Zielüberprüfung…).  

 

In einem Follow-Up-Gespräch werden die Chancen und Risiken der Zielerreichung überprüft: Sind bisher Schwierigkeiten aufgetreten, die die Zielerreichung gefährden? Und wenn ja: welche? Sind Nachjustierungen oder Anpassungen erforderlich, um Zielverfehlungen zu verhindern? Hier kann z. B. ein Ampelsystem zum Einsatz kommen, das Chancen und Risiken der Zielerreichung visualisiert.

Zu einem vorab festgelegten Termin findet in der letzten Phase eine Leistungsbeurteilung statt, um den Grad der Zielerreichung zu überprüfen. Dies erfolgt zum Beispiel anhand von Skalen oder Soll-Ist-Vergleichen. Wird ein Ziel verfehlt, können die Gründe für die Verfehlung analysiert und für die Zukunft berücksichtig werden.

Warum werden Zielvereinbarungen eingesetzt? 

Zielvereinbarungen können Unternehmen als Managementinstrument dienen: Führen mit Zielen bedeutet, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen oder Teams Absprachen über angestrebte Ziele treffen, die innerhalb einer bestimmten Periode erreicht werden sollen. Die Ziele können dabei in ein hierarchieübergreifendes Zielsystem eingebunden werden. Der Zielerreichungsgrad wird in Mitarbeitergesprächen überprüft, um ggf. personelle Entscheidungen zu treffen und weitere Maßnahmen festzulegen, z. B. aufgaben- und zielgekoppelte Personalentwicklungsmaßnahmen. Messbare Ziele lassen sich mit variablen Vergütungskomponenten verbinden, um die Leistungsmotivation von Mitarbeitern durch leistungs- und zielorientierte Entlohnung zu steigern. Oft verfügen Mitarbeiter bei der Umsetzung der Ziele über Handlungsspielräume und Eigenverantwortung, was sich ebenfalls positiv auf die Motivation und die Identifikation mit den eigenen Aufgaben und Zielen auswirken kann. Unternehmen ermöglicht das zielorientierte Führen, Unternehmensaktivitäten flexibler zu steuern und durch den Flexibilitätsgewinn die Anpassungsfähigkeit an Rahmen- und Umweltbedingungen zu stärken.  

Welche Zielarten gibt es? 

Je nach Kriterium lassen sich Ziele in verschiedene Kategorien einteilen, zum Beispiel:

  • nach Planungshorizont in kurz-, mittel- und langfristige Ziele

- operative Ziele beziehen sich auf das Tagesgeschäft und sind eher kurzfristig ausgerichtet (1 Jahr)

- taktische Ziele sind mittelfristig ausgerichtet (3 bis 5 Jahre), z. B. der Aufbau einer neuen Produktionsstätte in den nächsten 2 Jahren

- strategische Ziele sind längerfristig angelegt (über 5 Jahre), z. B. die Steigerung des Marktanteils um einen bestimmten Prozentsatz in den nächsten 6 Jahren

  • nach Messbarkeit in quantitative Ziele, die sich leicht messen lassen, und qualitative Ziele
  • monetäre Ziele (z. B. Umsatzerhöhung) und nicht-monetäre Ziele (z. B. Erhöhung der Kundenzufriedenheit)
  • Oberziele, aus denen konkrete Unterziele abgeleitet werden, um hierarchisch höhere Ziele zu erreichen
  • Erfolgsziele, z. B. Gewinn, Umsatz oder Rendite
  • Leistungsziele zur Realisierung einer bestimmten Leistung am Ende eines definierten Zeitraums (z. B. Produktqualität)
  • Finanzziele, z. B. Liquiditätsverbesserung
  • Sachziele, die sich auf konkretes betriebliches Handeln beziehen (z. B. Finanz- oder Leistungsziele)
  • Formalziele, die sich auf Erfolgsgrößen beziehen (Erfolgsziele)
  • Ergebnisziele, die z. B. als Ergebnis eines Projektabschlusses zu erreichen sind
  • Prozessziele sind auf die Art und Weise der Durchführung bezogen
  • Leistungsziele dienen dem Erreichen einer bestimmten Leistung
  • Verhaltensziele beziehen sich auf das Verhalten (z. B. Motivationssteigerung)
  • außerökonomische, soziale und ökologische Ziele

Zwischen den Zielen können verschiedene Zusammenhänge oder Zielbeziehungen bestehen: Sind sie komplementär, geht eine höhere Zielerreichung des einen Ziels mit einer besseren Zielerreichung des anderen einher (z. B. sinkende Produktionskosten durch effizientere Maschinen). Konkurrierende Ziele stehen in einem Zielkonflikt: Die bessere Erreichung des einen führt zur schlechteren Erreichung des anderen Ziels (z. B. verstärkte Personalentlassungen und sinkende Mitarbeiterzufriedenheit). Indifferente Ziele sind unabhängig voneinander: Die Verfolgung des einen Ziels wirkt sich nicht auf die Zielerreichung des anderen aus. Antinomische Ziele schließen sich gegenseitig aus (z. B. Personalabbau und Mitarbeitermotivation). 

Fazit 

Zielvereinbarungsgespräche kommen im „Führen nach Zielvereinbarungen“ (Management by Objectives) zum Einsatz, um die Leistung der Organisation zu erhöhen. Im Zielvereinbarungsgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter werden konkrete Ziele und mögliche Maßnahmen zur Zielerreichung thematisiert, die in einem definierten Zeitrahmen erfüllt werden sollen. Die Zielerreichung kann mit Anreizen gekoppelt werden, z. B. Prämien. In einer Leistungsbeurteilung wird überprüft, inwieweit die Ziele und Teilziele erreicht wurden und ob dabei ggf. Schwierigkeiten aufgetreten sind. 

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