Personalwesen

Kernaufgaben des Personalwesens sind die Bereitstellung und der Einsatz von Personal. Diese Ziele und Aufgaben sind im Personalmanagement zentral.

Was ist Personalwesen? 


Der Begriff Personalwesen verweist traditionell auf den Umgang mit personellen Ressourcen im Unternehmen und den Personaleinsatz. Gelegentlich wird er zur Bezeichnung für die Personalabteilung eines Unternehmens verwendet. Die Kernaufgaben des Personalwesens liegen in der Bereitstellung und im Einsatz von Personal. Das Personalwesen beschäftigt sich mit allen Aufgaben, die durch den Produktionsfaktor Arbeit bzw. das Personal anfallen. Synonym gebraucht werden häufig die Begriffe Human Resource Management (HRM), Personalmanagement oder Personalwirtschaft. Das Human Resource Management betont den Wert des Mitarbeiters als wichtige Ressource für den Unternehmenserfolg. Der Begriff Personalwirtschaft hingegen legt die Betonung auf den wirtschaftlichen Charakter des Personaleinsatzes als optimale Allokation personeller Ressourcen. Das Personalmanagement betont den Aspekt des Managements von Personal und personalwirtschaftlichen Prozessen. 

Ziele des Personalwesens 

Das Personalwesen berücksichtigt sowohl ökonomische als auch soziale Ziele, die häufig miteinander zusammenhängen: Zufriedene Mitarbeiter weisen zum Beispiel eine stärkere Bindung zum Unternehmen auf, arbeiten motivierter und produktiver. Eine höhere Mitarbeiterbindung wiederum reduziert die Wahrscheinlichkeit der Fluktuation und einer damit einhergehenden Neubesetzung von Vakanzen. Zu den wirtschaftlichen Zielen des Personalwesens gehören beispielsweise:

  • Recruiting und Personalakquise
  • Ausbildung von Nachwuchskräften
  • Vermeidung von Fehlbesetzung und Minimierung des Fehlbesetzungsrisikos
  • Leistungs- und Potenzialförderung
  • Verringerung von Fehlzeiten, Krankenstand und Fluktuation
  • effiziente Nutzung von Personalressourcen

Soziale Ziele können beispielsweise sein:

  • Steigerung der Mitarbeitermotivation
  • Förderung der Identifikation von Mitarbeitern mit dem Unternehmen
  • Arbeitsplatzsicherheit
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • ein angenehmes Betriebsklima
  • Aufstiegs- und Entwicklungschancen für Mitarbeiter
  • eine faire Entlohnung

Funktionen des Personalwesens 

Dem Personalwesen kommen sämtliche Aufgaben zu, die durch den Produktionsfaktor Arbeit im Unternehmen anfallen. Zu den wichtigsten Aufgaben des Personalwesens gehören:

  • Personalplanung: Die Personalplanung stellt sicher, dass im Unternehmen alle Mitarbeiterkapazitäten kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind. Personelle Ressourcen müssen dafür in richtiger Anzahl und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Einsatzort vorhanden sein, um Unternehmensziele erreichen zu können. Die Personalplanung umfasst die Ermittlung des Personalbedarfs, die Beschaffung von Personal, die Personalentwicklung, den Personaleinsatz und die Freisetzung von Personal.
  • Personalbedarfsermittlung: Die Personalbedarfsermittlung ist Bestandteil der personalwirtschaftlichen Teilplanung. Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, die Personalbedarfsdeckung sicherzustellen, d. h. eine etwaige Über- oder Unterdeckung zu vermeiden. Unterteilen lässt sich der Personalbedarf in den:

- Einsatzbedarf für die zu bewältigende Arbeitsmenge

- Reservebedarf im Fall unvermeidbarer Ausfälle (Krankheit, Unfälle…)

- Ersatzbedarf bei vorhersehbaren Ausfällen (z. B. Beförderung, Altersruhestand, Kündigung)

- Neubedarf bei der Ausweitung von Kapazitäten, organisatorischen Erweiterungen etc.

- Zusatzbedarf an Personal, z. B. zum Abfangen von Auftragsspitzen

- Minderbedarf bzw. rückläufiger Personalbedarf (z. B. Rationalisierungen)

Ein Maß für die Personalüber- oder -unterdeckung ist der Netto-Personalbedarf. Dieser lässt sich auf Grundlage des Brutto-Personalbedarfs und des fortgeschriebenen Personalbestands ermitteln: Der fortgeschriebene Personalbestand wird dabei vom Brutto-Personalbedarf subtrahiert. Um den Personalbedarf zu ermitteln, existieren unterschiedliche Instrumente zur quantitativen (Ist die richtige Anzahl an Mitarbeitern vorhanden?) und qualitativen (Sind Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen vorhanden?) Personalbedarfsermittlung. Möglichkeiten zur quantitativen Bedarfsermittlung sind z. B. die Stellenplanmethode, Schätzverfahren, monetäre Verfahren oder die Kennzahlenmethode. Der qualitative Personalbedarf lässt sich u. a. mittels Stellenbeschreibungen und einer Gegenüberstellung von Anforderungs- und Fähigkeitsprofilen feststellen.

  • Personalbeschaffung: Die Personalbedarfsermittlung bildet eine Grundlage für die Personalbeschaffung. Diese stellt sicher, dass das Unternehmen aktuell und in Zukunft bedarfsgerecht mit Personal versorgt ist. Greift das Unternehmen bei der Personalbeschaffung auf den externen Arbeitsmarkt zurück, z. B. im Rahmen der passiven Personalbeschaffung per Stellenausschreibung, durch das Einschalten von Personalvermittlern oder aktiv durch Direktansprache (Active Sourcing), spricht man von externer Personalbeschaffung. Abzugrenzen ist die externe von der internen Personalbeschaffung, bei der der innerbetriebliche Arbeitsmarkt in den Fokus genommen wird. Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung sind beispielsweise personalpolitische Anpassungen wie laufbahnorientierte Versetzungen, interne Stellenausschreibungen oder Personalentwicklungsmaßnahmen zur Anpassung von Mitarbeiterqualifikationen. Kurzfristige Personalunterdeckungen können zum Beispiel über Mehrarbeit oder Urlaubsverschiebungen abgefangen werden. Meist spielt das Personalmarketing in der Personalbeschaffung eine wichtige Rolle (z. B. Imagekampagnen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Ausbildungsmarketing, Onboarding-Programme…).
  • Personalauswahl: Die Personalauswahl dient der Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten für eine Stelle unter Minimierung des Fehlbesetzungsrisikos. Instrumente der Personalauswahl sind zum Beispiel die Analyse von Bewerbungsunterlagen, Verhaltensbeobachtungen, Bewerbungsinterviews, biographische Fragebögen, eignungsdiagnostische Verfahren wie das Assessment Center oder Tests zur Persönlichkeits- und Leistungsdiagnostik.
  • Personalentwicklung: Ziele der Personalentwicklung sind die Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern und deren fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Qualifikationen. Im Rahmen der Wissensvermittlung werden Fachwissen und fachliche Kompetenzen vermittelt, z. B. durch Seminare, Schulungen und Workshops. Maßnahmen der Verhaltensoptimierung beziehen sich z. B. auf den richtigen Umgang mit Kunden oder das Führungs- und Kommunikationsverhalten von Mitarbeitern. Im Zuge der Persönlichkeitsentwicklung kommen etwa Maßnahmen wie Coachings oder Supervisionen zum Einsatz, um berufsbezogene Persönlichkeitseigenschaften zu entwickeln und zu stärken.
  • Personaleinsatz: Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es, qualifizierte Mitarbeiter bedarfsgerecht und möglichst nach Fähigkeitsprofil und Neigung an der richtigen Stelle im Unternehmen einzusetzen. Ziele dabei sind

-  die Personaldeckung bzw. Synchronisation von Auftragsvolumen und Mitarbeiterkapazitäten

- die Steigerung der Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeitern

- die Vermeidung unnötiger Personalkosten

- die Vermeidung von Unter- und Überforderung, unnötigen und teuren Überstunden und Leerlaufzeiten

- Flexibilisierung, um z. B. auf Auslastungsschwankungen und Auftragsspitzen angemessen reagieren zu können

  • Personalbeurteilung: Personalbeurteilungsverfahren dienen der Beurteilung von Leistung, Leistungspotenzialen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter. Je nach Beurteilungsgegenstand lässt sich differenzieren zwischen:

- Leistungsbeurteilung: Gegenstand der Leistungsbeurteilung ist die Arbeitsleistung des Mitarbeiters in einer Periode. Sie erfolgt outpurorientiert mit Blick auf das Arbeitsergebnis oder inputorientiert bezogen auf die Qualifikationen, Eigenschaften und Verhaltensweisen des Mitarbeiters.

- Potenzialbeurteilung: Bei der Potenzialbeurteilung stehen die erwartete Leistung, die Entwicklungsmöglichkeiten und das Leistungspotenzial des Arbeitnehmers im Fokus.

- Verhaltensbeurteilung: Die Verhaltensbeurteilung überprüft, ob definierte Verhaltenserwartungen (Arbeits- und Sozialverhalten, Führungsverhalten) erfüllt wurden.

- Persönlichkeitsbeurteilung: Die Persönlichkeitsbeurteilung dient der Einschätzung von berufs- bzw. tätigkeitsrelevanten Charaktereigenschaften.

  • Personalführung: Die Personalführung ist Teil der Unternehmensführung und befasst sich mit der Beeinflussung des Verhaltens und der Einstellung von Mitarbeitern im Sinne der Unternehmensziele. Dazu gehört zum Beispiel, Mitarbeiter durch passende Anreizstrukturen zu motivieren sowie klassische Führungsaufgaben (z. B. Personalauswahl) wahrzunehmen.
  • Entgeltgestaltung: Die Entgeltgestaltung befasst sich mit der möglichst gerechten (Prinzip der Lohngerechtigkeit) und transparenten Ausgestaltung von Entgeltsystemen. Dabei sollte die Lohnform mit den Zielen der Organisationseinheit kompatibel sein. Entgeltformen sind zum Beispiel Zeitlohn, Akkordlohn und Prämienlohn.
  • Personalcontrolling: Das Personalcontrolling umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle personeller Ressourcen und Prozesse. Die Informationen und Kennzahlen aus dem Personalcontrolling unterstützen die Entscheidungsfindung von Entscheidungsträgern und Management. Ziel ist es u. a., Risiken und Erfolgspotenziale frühzeitig zu erkennen und mittels kennzahlengestützter Prognosen Handlungsempfehlungen für die Zukunft abzuleiten.
  • Personalverwaltung: Die Personalverwaltung befasst sich mit den administrativen Aufgaben im Personalwesen, darunter z. B. das Anlegen von Personalakten, Personalstatistiken, Abrechnungsaufgaben oder Informationsaufgaben. 

Fazit 

Das Personalwesen, oft auch als Human Resource Management oder Personalmanagement bezeichnet, beschäftigt sich mit der Bereitstellung personeller Ressourcen und dem Personaleinsatz. Die Funktionen des Personalwesens sind vielfältig: Sie umfassen u. a. die Personalauswahl, die Personalführung, das Personalcontrolling und die Personalverwaltung. Grundsätzlich werden dabei sowohl wirtschaftliche Ziele (z. B. effiziente Nutzung von Personalressourcen) als auch soziale Ziele (z. B. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit) verfolgt.  

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