Personalstruktur

Wie setzt sich die Belegschaft eines Unternehmens zusammen? Welche Bedeutung hat die Personalstruktur im Unternehmen? Wie lassen sich Kennzahlen nutzen?

Was ist Personalstruktur? 


Die Personalstruktur bezieht sich auf die personelle Zusammensetzung des Personals nach einzelnen Kriterien oder Merkmalen. Differenziert werden kann z. B. nach:

- Alter

- Betriebszugehörigkeit

- Geschlecht

- Staatsangehörigkeit

- Entgeltform

- Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit)

- Arbeitsverhältnis (befristet, unbefristet)

- Stellung im Unternehmen (obere, mittlere, untere Führungsebene)

Kennzahlen zur Personalstruktur können Hinweise dafür bieten, ob die betrieblichen Anforderungen an die Belegschaft den vorhandenen Qualifikationen entsprechen und ob die Zusammensetzung geeignet ist, um Unternehmensziele erreichen zu können. Eine Altersstrukturanalyse beispielsweise kann als Grundlage für die Nachwuchsplanung und das Demografiemanagement im Unternehmen dienen. 

Kennzahlen zur Personalstruktur 

Zur Planung und Bewertung der Personalstruktur können Unternehmen verschiedene strukturelle Personalkennzahlen nutzen. Anhand der Kennzahlen lassen sich Soll-Ist-Vergleiche durchführen: Werden bestimmte Zielwerte oder Zielkorridore erreicht (z. B. Anteil an Führungskräften, Frauenquote)? Ist die Zusammensetzung der Belegschaft geeignet, um Unternehmensziele erreichen zu können? An welcher Stelle müssen Anpassungen vorgenommen werden? Ein Beispiel wäre, dass ein Pflegedienstleister seine Quote an Minijobbern, Teilzeit- und Vollzeitkräften errechnet und herausfindet, dass die Anzahl an Minijobbern zu hoch ist: Diese können den gleichen administrativen Aufwand wie regulär Beschäftigte verursachen, liefern dabei aber weniger Erträge, weil sie weniger Stunden arbeiten. Das Unternehmen könnte daher entsprechende Anpassungen einleiten. Zu den Personalkennzahlen, die für die Planung und Steuerung der Personalstruktur relevant sein können, gehören u. a.:

  • Qualifikationsstruktur: Die Qualifikationsstruktur stellt dar, wie hoch der Anteil an Mitarbeitern mit einer spezifischen Qualifikation an der Gesamtbelegschaft ist. Dadurch lässt sich beispielsweise der prozentuale Anteil an Facharbeitern, Hilfsarbeitern, Mitarbeitern mit einem Meister, einem Hochschul- oder Fachhochschulabschluss oder einem bestimmten Schulabschluss (Abitur, mittlere Reife, Hauptschulabschluss) angeben. Berechnet wird die Qualifikationsstruktur, indem man den Anteil der Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter dividiert und mit 100 multipliziert. Die Qualifikationsstruktur kann sich z. B. auf die Rolle der Personalabteilung auswirken: In Unternehmen mit vielen qualifizierten Mitarbeitern spielen Personalentwicklung und -beurteilung häufig eine vergleichsweise große Rolle.
  • Teilzeitquote: Um herauszufinden, ob das Verhältnis zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften im Unternehmen adäquat ist und dem definierten Zielwert entspricht, kann die Teilzeitquote verwendet werden. Diese lässt sich weiter ausdifferenzieren, zum Beispiel nach Funktionsbereich im Unternehmen. Sie errechnet sich, indem man die Gesamtzahl der Teilzeitkräfte durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter dividiert und mit 100 multipliziert. Alternativ kann die Anzahl der Gesamtarbeitsstunden von Teilzeitmitarbeitern durch die Anzahl der Arbeitsstunden insgesamt dividiert werden. 
  • Führungskräfteanteil: Dieser berechnet sich, indem man die Anzahl der Führungskräfte durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter dividiert und mit 100 multipliziert. Die Berechnung lässt sich spezifizieren, indem beispielsweise zwischen Unternehmensbereichen oder Führungsebenen differenziert wird. Weichen die errechneten Werte (im Branchendurchschnitt) stark nach unten oder oben ab, kann dies ein Hinweis auf einen zu hohen oder zu niedrigen Führungskräfteanteil sein.
  • Auszubildendenquote: Die Auszubildendenquote errechnet sich, indem die Anzahl der Auszubildenden durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter geteilt und mit 100 multipliziert wird. Die Quote kann Hinweise dazu liefern, ob im Unternehmen genügend Nachwuchskräfte ausgebildet werden. Zur Definition eines Zielwerts oder Zielkorridors sind die erwarteten Personalabgänge bzw. erforderlichen Neubesetzungen festzustellen. Daten dafür bietet z. B. die Personalbedarfsplanung. Spezifizieren lässt sich die Quote, indem sie für bestimmte Qualifikationen angewandt wird.
  • Anteil an Frauen/Männern: Zur Ermittlung des Frauenanteils an der Gesamtbelegschaft wird der Anteil weiblicher Mitarbeiter durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter dividiert und mit 100 multipliziert. Analog lässt sich auch der Männeranteil ermitteln. Eine alternative Berechnung besteht darin, die Anzahl der Normalarbeitsstunden männlicher oder weiblicher Mitarbeiter durch die Anzahl der Normalarbeitsstunden insgesamt zu dividieren. Um beispielsweise die Frauenquote in einer bestimmten Hierarchieebene auszurechnen, lässt sich die Berechnung auch nach Hierarchiestufe differenzieren. 
  • Mehrarbeitsquote: Die Mehrarbeitsquote stellt dar, wie hoch die Anzahl der geleisteten Mehrarbeitsstunden an der Anzahl der Regelarbeitsstunden in der Belegschaft oder auch in bestimmten Bereichen oder Abteilungen ist. Eine dauerhaft hohe Mehrarbeitsquote kann auf eine erhöhte Belastung der Mitarbeiter und die Notwendigkeit zur Kapazitätsausweitung bzw. Einstellung weiterer Mitarbeiter hindeuten.
  • Anteil der Arbeitnehmer mit variabler Vergütung: Um den Anteil der Mitarbeiter mit variabler Vergütung zu berechnen, wird diese durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter geteilt. Weiter klassifiziert werden können die Mitarbeiter danach, wie hoch der Anteil ihrer variablen Vergütungsbestandteile ist.
  • Durchschnittsalter der Belegschaft: Zur Berechnung des Durchschnittsalters wird die Summe der Lebensalter aller Beschäftigten durch die Anzahl der Beschäftigten dividiert. Ziel ist i. d. R. ein ausgewogenes Verhältnis zwischen älteren und jüngeren Arbeitnehmern, die von der Erfahrung ihrer älteren Kollegen profitieren können. Ein gestiegenes Durchschnittsalter kann z. B, Darauf hinweisen, dass künftig durch Ausscheiden der älteren Arbeitnehmern Personalengpässe entstehen könnten oder dass kaum/keine jüngeren Arbeitnehmer eingestellt wurden. Ein sinkendes Durchschnittsalter kann darauf zurückzuführen sein, dass ältere Mitarbeiter ausgeschieden und/oder vor allem jüngere eingestellt wurden. Ein Altersstrukturcheck kann Hinweise auf eventuelle Risiken liefern, zum Beispiel, wenn Überalterungstendenzen in bestimmten Funktionsbereichen festzustellen sind. Werden viele ältere Mitarbeiter gleichzeitig verrentet, droht Wissensverlust, der über einen Know-how-Transfer an Nachwuchskräfte abgefangen werden kann. Generell ist in diesem Fall die Frage nach einer geeigneten Nachwuchsgewinnung und Nachwuchsplanung zu stellen. Eine ältere Belegschaft geht u. U. auch mit höherem Krankenstand einher und kann Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung sinnvoll machen.
  • Durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit: Diese berechnet sich, indem man die Summe der Dauer der Betriebszugehörigkeit durch die Gesamtzahl der Beschäftigten dividiert. Die Kennzahl gibt einen Hinweis auf die Stabilität der Belegschaft und kann ein Indikator für die Arbeitszufriedenheit sein. 

Fazit 

Die Personalstruktur eines Unternehmens kann mit bestimmten Zielwerten oder Zielkorridoren einhergehen, z. B. bezogen auf den Führungskräfteanteil oder die Qualifikationsstruktur. Mithilfe von Kennzahlen lassen sich die tatsächlichen Zusammensetzungen bzgl. bestimmter Kriterien darstellen und mit den Soll-Werten vergleichen. Bei Abweichungen sind ggf. Maßnahmen zu implementieren, um sich den Vorgabewerten anzunähern oder diese zu erfüllen. Beispiele für Kennzahlen, die für die Planung der Personalstruktur von Bedeutung sein können, sind die Teilzeitquote, die Auszubildendenquote, das Durchschnittsalter der Belegschaft oder die durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit. Die Werte können u. a. Aussagen über einen bestimmten Status quo zulassen: beispielsweise deutet eine lange Betriebszugehörigkeit auf Stabilität der Belegschaft hin und kann als Indikator für Arbeitszufriedenheit interpretiert werden. 


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