Personalkosten

Personalkosten sind oft ein großer Kostenblock in Unternehmen. Wie setzen sich die Personalkosten zusammen? Welche Personalkostenkennzahlen gibt es?

Was umfassen die Personalkosten? 


Personalkosten stellen meist einen großen Kostenblock im Unternehmen dar. Unter den Personalkosten sind diejenigen Kosten zu verstehen, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern entstehen. Ein wichtiger Bestandteil der Personalkosten ist das Bruttoarbeitsentgelt (Löhne und Gehälter). Neben dem Grundgehalt können zu den Gehältern auch variable Gehaltsbestandteile hinzukommen (z. B. Provisionen, Boni, Tantiemen). Löhne lassen sich u. a. differenzieren in:

- Fertigungslöhne: Löhne für Arbeitnehmer, die direkt an der Herstellung eines Produkts beteiligt sind.

- Hilfslöhne: Löhne für Arbeitnehmer, die nur indirekt an der Herstellung eines Produkts beteiligt sind (z. B. Löhne für Transportarbeiten).

- Zeitlohn: Beim Zeitlohn ist das Arbeitsentgelt abhängig von der geleisteten Arbeitszeit. Zwar ist der Zeitlohn nicht direkt an eine bestimmte Leistungserbringung gekoppelt, allerdings wird von dem Arbeitnehmer eine Normalleistung erwartet, die er zu erfüllen hat. Zeitlöhne eignen sich vor allem für Tätigkeiten, bei denen die Leistung oder Outputmenge nicht messbar bzw. quantifizierbar ist, für gewissenhafte oder risikobehaftete Tätigkeiten oder für Arbeiten, bei denen die Qualität der Leistung im Vordergrund steht. 

- Akkordlohn: Als leistungsbezogene Vergütung richtet sich der Akkordlohn nach der Arbeitsleistung. Der Akkordrichtsatz orientiert sich an der Normalleistung, die ein Arbeitnehmer erbringen kann. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter bei höherer Leistung einen Zuschlag erhalten. Der Akkordlohn wird angewandt, wenn die Leistung messbar ist und weitere Voraussetzungen vorliegen (z. B. Akkordfähigkeit, Akkordreife). Bei einem Zeitakkord erhält der Mitarbeiter mehr Lohn, wenn er die Vorgabezeit unterschreitet. Bei einem Stück- bzw. Geldakkord ist die Lohnhöhe abhängig von der von ihm erstellten Stückzahl oder Mengeneinheit.

- Prämienlohn: Arbeitnehmer können zusätzlich zu ihrem Grundlohn einen Prämienanteil erhalten, z. B. eine Qualitätsprämie zur Steigerung des qualitativen Ergebnisses oder eine Quantitätsprämie zur Förderung der quantitativen Ausbringungsmenge.

- Überstundenlohn: Der Überstundenlohn bezieht sich auf das Arbeitsentgelt für Überstunden. 

Über die Löhne und Gehälter hinaus können sonstige Personalkosten anfallen, z. B. in der Personalakquise (für Stellenanzeigen etc.) oder aufgrund von Fluktuation. Weiterhin hinzugezählt werden Essens- und Fahrtkostenzuschüsse, Direktversicherungen, Beihilfen etc. Neben Löhnen, Gehältern und sonstigen Personalkosten gehören auch die Personalnebenkosten bzw. Personalzusatzkosten zu den Personalkosten. Diese fallen aufgrund gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen oder auf freiwilliger Basis an. Zu den Personalnebenkosten zählen zum Beispiel der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Unfall-, Pflegeversicherung), Aufwendungen für den Mutterschutz, Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und an Feiertagen und Urlaubslöhne.

Die Personalkostenplanung 

Die Personalkostenplanung spielt eine Schlüsselrolle in der Personalplanung und ist Bestandteil der Unternehmensplanung. Sie bezieht sich auf alle personalwirtschaftlichen Aktivitäten und Funktionsbereiche im Unternehmen. Wichtige Informationsgrundlagen für die Personalkostenplanung sind der zukünftige Personalbestand sowie die künftige Entgeltentwicklung. Diese kann beispielsweise durch konjunkturelle Entwicklungen, tarifliche Änderungen oder Arbeitsmarktentwicklungen beeinflusst werden. Die Personalkostenplanung und das Kostencontrolling untersuchen verschiedene Fragestellungen, wie z. B.:

- In welchen Bereichen fallen Kosten an?

- Wie hoch sind die Kosten?

- Wofür fallen die Kosten an?

- Wie entwickeln sie sich?

- Wo sind Kostenanstiege oder Fehlentwicklungen zu erkennen?

- Können die Kosten konstant gehalten oder langfristig optimiert werden?

- Welche Controlling-Instrumente gibt es zur Überwachung und Steuerung der Kosten?

Personalkostenkennzahlen und ihre Funktion 

Wie hoch der Anteil der Personalkosten am Gesamtkostenblock eines Unternehmens ist, lässt sich nicht verallgemeinern. Je nach Branche oder Automatisierungsgrad variiert der Personalkostenanteil. In Dienstleistungsbranchen etwa ist der Anteil der Personalkosten meist höher als in Fertigungsunternehmen. Eine Kennzahl, um den Personalkostenanteil an den Gesamtkosten oder Umsatzerlösen zu berechnen ist die Personalintensität: Diese berechnet sich, indem man die Personalkosten durch die Umsatzerlöse teilt und anschließend mit 100 multipliziert. Das Ergebnis lässt Aussagen darüber zu, wie personalintensiv ein Unternehmen ist. Unternehmen im Dienstleistungssektor, im Handel und Handwerk sind meist personalintensiv, wohingegen Unternehmen mit einer hohen Materialintensität i. d. R. eine eher geringere Personalintensität aufweisen. Will man dem Personalaufwand im Verhältnis zu der Gesamtleistung des Unternehmens betrachtet, eignet sich die Personalaufwandsquote: Diese errechnet sich, indem die in der GuV ausgewiesene Personalaufwand durch die Gesamtleistung dividiert wird. Die Gesamtleistung ist eine Zwischensumme aus den ersten drei Positionen in §275 Abs. 2 HGB: Den Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen fertiger und unfertiger Erzeugnisse und andere aktivierte Eigenleistungen. Ein Ergebnis über 50 % deutet darauf hin, dass das Unternehmen personalkostenintensiv ist, was auf eine hohe Fixkostenbelastung hindeuten kann. Ein hoher Fixkostenanteil kann u. U. zu Flexibilitätseinbußen führen, da die fixen Gehaltskosten im Vergleich zu den meist variablen Materialkosten bei sinkenden Umsätzen nicht zurückgehen und weiterhin ausgezahlt werden müssen. Im Branchenvergleich mit Wettbewerbern kann die Personalaufwandsquote Rückschlüsse darauf zulassen, ob die Konkurrenz dieselbe Leistung mit mehr oder weniger Personalaufwand erzielt. Ein Maß für die Personalkostenbelastung ist die Kennzahl Personalkosten je Mitarbeiter: Diese errechnet sich, indem man die gesamten Personalkosten durch die Anzahl der Mitarbeiter teilt. Eine Änderung in der Höhe der Personalkosten kann auf verschiedene Faktoren zurückzuführen sein, z. B. die Arbeitsmarktlage, die Einkommenshöhe, Veränderungen von Steuern und Sozialabgaben oder Aufwendungen für die betriebliche Altersvorsorge. Als Faustformel gilt, dass die Personalkosten je Mitarbeiter die Produktivität pro Mitarbeiter in einer Periode nicht übersteigen sollten. Die Personalkosten je Stunde errechnen sich, indem man die gesamten Personalkosten durch die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden teilt. Die Kennzahl hilft dabei, die Effizienz von Kostenstellen bzw. Organisationseinheiten zu vergleichen. Voraussetzung dafür ist, dass diese weitgehend homogene Vergütungsstrukturen aufweisen. Den Anteil der Personalzusatzkosten am Leistungsentgelt bildet die Personalzusatzkostenquote ab: Sie errechnet sich durch die Division der Personalzusatzkosten mit den Personalkosten für die geleistete Arbeit. Die Personalzusatzkosten lassen sich dabei z. B. weiter untereilen in tarifliche (z. B. 13. Monatsgehalt), freiwillige (z. B. Fahrtkostenzuschuss) und gesetzliche Kosten (z. B. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung). Ein mögliches Ziel bzgl. der Personalzusatzkostenquote besteht darin, diese konstant zu halten. 

Fazit 

Für Unternehmen stellen die Personalkosten häufig einen großen Kostenblock dar. Der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten variiert jedoch, z. B. je nach Branche oder Automatisierungsgrad in der Fertigung. Im Dienstleistungssektor, Handel und Handwerk zum Beispiel ist die Personalintensität meist hoch. Unter die Personalkosten fallen Löhne und Gehälter, sonstige Personalkosten etwa für Stellenanzeigen oder Fahrtkostenzuschüsse und Personalnebenkosten/Personalzusatzkosten, die aufgrund von gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen oder auf freiwilliger Basis erfolgen. Unter die Personalnebenkosten fallen zum Beispiel die arbeitgeberseitigen Sozialversicherungsbeiträge, Aufwendungen nach Schwerbehindertengesetz oder Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall. Personalkostenkennzahlen wie etwa die Personalintensität, die Personalkosten je Mitarbeiter oder je Stunde und die Personalzusatzkostenquote geben Aufschluss über die Zusammensetzung bzw. die Intensität der Personalkosten. Sie können als unterstützende Grundlage für personalwirtschaftliche Entscheidungen und Maßnahmen dienen. 

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