Personalcontrolling

Das Personalcontrolling befasst sich mit der Steuerung und Kontrolle von HR-Prozessen. Entscheidungsträger unterstützt es bei der Entscheidungsfindung.

Was ist Personalcontrolling? 

Das Personalcontrolling ist eine Teilfunktion des Personalmanagements. Im Unterschied zum Unternehmenscontrolling, das sich vor allem auf betriebswirtschaftliche Prozesse konzentriert, wird der Controlling-Gedanke im Personalcontrolling auf personalwirtschaftliche Prozesse und -aktivitäten im Unternehmen angewandt. Aufgabe des Personalcontrollings ist die unternehmenszielorientierte Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalressourcen und HR-Prozessen. Das Personalcontrolling schafft Transparenz zur Realisierung von Personalzielen und definierten Soll-Werte. Die Personalziele werden ihrerseits aus den strategischen Unternehmenszielen abgeleitet. Mithilfe der vom Personalcontrolling aufbereiteten Daten und Kennzahlen lassen sich Erfolgs- und Risikopotenziale, vorhandene Defizite oder Verbesserungspotenziale aufdecken, um z. B. den Personaleinsatz oder die Leistungsfähigkeit des Personals und der Personalabteilung zu optimieren. Die Informationen dienen als Grundlage für fundierte personalwirtschaftlichen Entscheidungen und Investitionen (z. B. in Personalentwicklungsmaßnahmen oder Maßnahmen zur Verbesserung des Wertschöpfungsbeitrags der Personalabteilung). Nach der Maßnahmenimplementierung ermöglichen die Daten aus dem Personalcontrolling eine Erfolgskontrolle und ggf. ein Nachjustieren. Das Personalcontrolling greift auf unterschiedliche quantitative und qualitative Daten zurück:

  • Ist-Daten beziehen sich auf die Gegenwart oder die Organisationsstruktur (z. B. Personalkosten pro Mitarbeiter).
  • Soll-Daten geben Auskunft über zu realisierende Werte oder Ziele.
  • Vorausschau-Daten sind personenbezogene Zukunftsdaten mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit (z. B. Renteneintritte). Sie stammen z. B. aus der Personalplanung oder Personalentwicklung.
  • Prognose-Daten stammen aus Trends und Hochrechnungen, gelten also nicht als gesichert (z. B. Fluktuation).

Das Personalcontrolling arbeitet demnach nicht nur mit Vergangenheitsdaten oder solchen zur Beschreibung des Status quo, sondern auch mit zukunftsorientierte Daten, aus denen sich Handlungsempfehlungen für die Zukunft ableiten lassen. Ein Soll-Ist-Abgleich sowie Abweichungsanalysen ermöglichen es, Abweichungen zwischen Ist-  und Soll-Werten zu erkennen und gezielt anzugehen. Werden beispielsweise Zielvorgaben für die Fluktuationsrate überschritten und die Personalkosten dadurch unnötig in die Höhe getrieben, sollten potenzielle Korrekturmaßnahmen (z. B. Anreizsysteme zur Mitarbeiterbindung) eingeleitet werden. Grundlage dafür sind neben der Zielvorgabe die Ist-Fluktuationsrate, Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen. Um Entwicklungen im Blick zu behalten, sollten die Ist-Daten regelmäßig erhoben werden. Die eingeleiteten Maßnahmen werden auf ihre Wirksamkeit bzw. den Zielerreichungsgrad kontrollieren. 

Dimensionen des Personalcontrollings 

  • Strategisches Personalcontrolling: Das strategische Personalcontrolling ist eher langfristig ausgerichtet. Hier stehen vor allem die strategischen Ziele des Personalcontrollings im Fokus.
  • Operatives Personalcontrolling: Das operative Personalcontrolling beschäftigt sich mit der kurz- bis mittelfristigen Planung, Steuerung und Kontrolle von personalwirtschaftlichen Aktivitäten. Aufgaben des operativen Personalcontrollings liegen etwa in der Realisierung konkreter Leistungszielwerte und der Nutzung von Rationalisierungspotenzialen.
  • Prozessorientiertes Personalcontrolling: Hier geht es u. a. um die Verbesserung von Prozessen (z. B. Optimierung des Recruiting-Prozesses mittels E-Recruiting) und deren Wertschöpfungsbeitrag.  
  • Faktororientiertes Personalcontrolling: Hier steht der Faktor Personal im Mittelpunkt, also z. B.  die Arbeitsleistung der Mitarbeiter oder die Personalkosten.

Funktionen des Personalcontrollings 

  • Information: Das Personalcontrolling versorgt Entscheidungsträger (Personalmanagement, Management, Führungskräfte…) mit entscheidungs- und planungsrelevanten Informationen. Dazu ist zunächst der Informationsbedarf festzustellen, um relevante Informationen aufbereiten und zur Verfügung stellen zu können. Die Informationsversorgung geschieht meist mithilfe eines Informationssystems.
  • Koordination: Das Personalcontrolling wirkt an der Koordination personalwirtschaftlicher Maßnahmen und an der Überwachung von Aufgaben der Personalabteilung mit.
  • Planung: Der Personalcontroller wirkt an der Personalplanung mit. Dies geschieht i. d. R. durch Etablierung eines Planungssystems zur Planung von Zielen, Maßnahmen und Ressourceneinsatz. Analysen bieten eine Grundlage für die Ausarbeitung konkreter personalpolitischer Ziele.
  • Steuerung und Kontrolle: Steuerungs- und Kontrollfunktion sind eng miteinander verknüpft. Personalcontroller unterstützen die Unternehmenssteuerung und Maßnahmenkontrolle, indem z. B. Zielerreichungsgrade überprüft werden. Eine Grundlage dafür bieten verschiedenste Analyse, z. B.: Zeitvergleichskontrollen, Soll-Ist-Analysen, Planfortschrittskontrollen, Prämissenkontrollen oder Prognosekontrollen.
  • Transparenz: Die Informationen aus dem Personalcontrolling schaffen Transparenz für die Steuerung personeller Prozesse und die Vorbereitung strategischer Personalentscheidungen – z. B. durch Transparentmachung der Personalkostenstruktur oder des Wertschöpfungsbeitrags der Personalabteilung.
  • Früherkennung: Die Informationen aus dem Personalcontrollings sind nicht nur rein vergangenheitsorientiert, sondern erhalten auch Hinweise zu (möglichen) personalwirtschaftlichen Entwicklungen. Die Beobachtung interner und externer Entwicklung und der Einbezug von Frühwarnindikatoren ermöglichen es, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
  • Flexibilität: Die Daten aus dem Personalcontrolling und die Möglichkeit der Früherkennung tragen dazu bei, die Reaktions- und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern.
  • Sensibilisierung der Führungskräfte: Indem Personalcontroller Führungskräften die Folgen personalwirtschaftlicher Maßnahmen und der Personalarbeit aufzeigen, werden diese für künftige Entscheidungen sensibilisiert. 

Fazit

Das Personalcontrolling ist eine Teilfunktion des Personalmanagements und beschäftigt sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalressourcen und personellen Prozessen. Es schafft Transparenz für personalwirtschaftliche Entscheidungen und dient u. a. der Früherkennung von Erfolgs- und Risikopotenzialen, der Feststellung von Soll-Ist-Abweichungen zur gezielten Maßnahmenimplementierung sowie deren Erfolgskontrolle. 

Newsletter abonnieren

Stets die aktuellsten Themen im Bereich HR, Recruiting und Bewerbermanagement im Blick haben.