Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ist Bestandteil der personalwirtschaftlichen Teilplanung. Sie dient der Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs in quantitativer, qualitativ und zeitlicher Hinsicht, der zur Erreichung der Unternehmensziele notwendig ist. Mögliche personelle Unter- oder Überdeckungen sollen frühzeitig erkannt werden, um mit geeigneten Maßnahmen zu reagieren. Basisdaten für die Personalbedarfsplanung liefern beispielsweise die Kosten- und Absatzplanung, Produktions- und Investitionsplanung. Ihrerseits bildet die Personalbedarfsplanung eine wichtige Grundlage für weitere personalwirtschaftliche Teilbereiche, darunter:

die Personalbeschaffungsplanung zur Planung von internen und externen Beschaffungsmaßnahmen.
die Freistellungsplanung zur Verminderung von Personalüberdeckungen, die mittels Personalbedarfsplanung festgestellt wurden.
die Personaleinsatzplanung, die dafür sorgt, dass die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Einsatzort verfügbar ist.
die Personalentwicklungsplanung zur Förderung, Bildung und Entwicklung des Personals sowie zur Personalqualifizierung bei Anforderungsveränderungen.
die Personalkostenplanung zur Erfassung der Personalkostenentwicklung in einer Planungsperiode.

Unterschieden wird zwischen verschiedenen Arten des Personalbedarfs: Der Einsatzbedarf ist der zur Bewältigung der Arbeitsmenge unmittelbar erforderliche Bedarf. Für den Fall unvermeidbarer Arbeitsausfälle durch Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Unfall, Absentismus, Freistellungen…) oder Einarbeitung wird ein Reservebedarf gebildet. Ersatzbedarf entsteht bei vorhersehbaren Ausfälle, z. B. durch dispositionsbedingte Abgänge aufgrund von Beförderungen oder Versetzungen sowie statistisch erfassbare Abgänge im Rahmen von Altersruhestand oder Kündigungen. Ein Neubedarf bildet sich beispielsweise bei Kapazitätsausweitungen, neu anfallenden Aufgaben, organisatorischen Erweiterungen oder Erweiterungsinvestitionen. Zusatzbedarf beschreibt das kurzfristige zusätzliche Personal, das beispielsweise aufgrund saisonaler Hochphasen oder Auftragsspitzen erforderlich ist. Hingegen bezeichnet der Minderbedarf einen rückgängigen Personalbedarf, z. B. aufgrund von Rezession oder Rationalisierungsmaßnahmen.

Ermittlung des Personalbedarfs

Die Bestimmung des Personalbedarfs lässt sich in 3 Schritte unterteilen:

Bestimmung des Brutto-Personalbedarfs: Der Brutto-Personalbedarf setzt sich zusammen aus dem Einsatz- und Reservebedarf zur Realisierung der geplanten Arbeitsmengen. Als Sollgröße zeigt er auf, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen benötigt werden. Zur Feststellung des Bruttopersonalbedarfs wird der zukünftige Arbeitszeitbedarf ermittelt, der erforderlich ist, um Unternehmens- und Absatzziele zu erreichen.
Ermittlung des fortgeschriebenen Personalbestands: Addiert man die feststehenden Zugänge zum gegenwärtigen Personalbestand und subtrahiert die feststehenden sowie voraussichtlichen Abgänge, erhält man den fortgeschriebenen Personalbestand. Eine monatlich erstellte Statistik der Zu- und Abgänge sowie die Dokumentation von Zugangs- und Abgangsursachen kann sich in diesem Kontext als sinnvoll erweisen. Gründe für Abgänge sind beispielsweise Kündigungen, Pensionierungen, Elternzeit, Mutterschutz etc. Zugänge erfolgen zum Beispiel nach längerer Krankheit, durch Neuakquise von Personal oder Berufsrückkehrer nach längeren Eltern- oder Pflegezeiten. Durch die Addition der Zugänge und Subtraktion der Abgänge wird der Personalbestand ermittelt, der im Planungszeitraum voraussichtlich anfällt.
Berechnung des Netto-Personalbedarfs: Der Netto-Personalbedarf gibt Auskunft darüber, ob für die Planungsperiode eine Personalüber- oder -unterdeckung vorliegt und entsprechende Personalbeschaffungsmaßnahmen oder Personalfreisetzungen erforderlich sind. Subtrahiert man den fortgeschriebenen Personalbestand (s. Punkt 2) von dem Bruttopersonalbedarf (s. Punkt 1), erhält man den Nettopersonalbedarf. Der Netto-Personalbedarf ist ein Maß für die Personalunter- oder -überdeckung. Ist er > 0 liegt eine Personalunterdeckung vor und es besteht ein Personalbeschaffungsbedarf. Ein Netto-Personalbedarf < 0 deutet auf eine Überdeckung hin und ggf. notwendige Personalfreisetzungen.

Instrumente der Personalbedarfsplanung

Zur Ermittlung des Personalbedarfs können unterschiedliche Instrumente zum Einsatz kommen. Untergliedern lassen sie sich beispielsweise in mathematisch-statistische Verfahren, intuitive Verfahren, arbeitswissenschaftliche Verfahren, Qualifikationsabgleiche und organisatorische Verfahren:

mathematisch-statistische Verfahren: Der Personalbedarf wird mithilfe statistischer Methoden ermittelt.

Korrelationsrechnungen: Um zukünftige Bedarfe festzustellen, werden bekannte Bezugszahlen mit dem Personalbedarf in Zusammenhang gebracht. Ist beispielsweise der Personalbedarf für eine bestimmte produzierte Stückzahl bekannt, kann der künftige Personalbedarf auf Basis der geplanten Outpurgrößen errechnet werden.
**Trendverfahren: **Ein Trendverfahren, das in der Personalbedarfsplanung Verwendung findet, ist beispielsweise der gleitende Durchschnitt: Hier erhält man den Prognosewert (Personalbedarf) als arithmetisches Mittel bzw. aus den Durchschnitten der letzten Perioden. Bei der Methode der exponentiellen Glättung werden jüngere Werte stärker gewichtet als ältere.
Regression: Der zu prognostizierende Bedarf wird in Beziehung zu einer oder mehreren kausalen Größen gesetzt. Der Zusammenhang besteht dabei zwischen einer abhängigen Variable und einer oder mehrerer unabhängiger Variablen. Er kann in Form einer Geradengleichung dargestellt und in einem Punktdiagramm abgetragen werden. Die Schwankung (Varianz) der abhängigen Größe soll dabei mithilfe der unabhängigen Größe erklärt werden. Mithilfe der linearen Regression lässt sich erkennen, um wie viele Einheiten sich die abhängige Variable bei Veränderung der unabhängigen Variable um eine Einheit ändert. Ist beispielsweise der Umsatz in diesem Fall die unabhängige Variable und der Personalbedarf die abhängige, lässt sich ablesen, wie viel Mehrbedarf an Personal bei Erhöhung des Umsatzes um eine Einheit notwendig ist. Das Gütemaß R² gibt an, wie gut die unabhängige Variable (Umsatz) geeignet ist, um die Schwankungen der abhängigen Variable (Personalbedarf) zu erklären. Der Wert von R² lieg zwischen 0 und 1, wobei 1 angibt, dass die Schwankung vollständig durch die unabhängige Variable erklärbar ist.

intuitive Verfahren: Nutzer von intuitiven Verfahren schätzen den zukünftigen Personalbedarf intuitiv und erfahrungsbasiert ein. Beruhen die Voraussagen auf subjektiven Schätzungen, spricht man von einfachen Schätzverfahren. Darüber hinaus lassen sich u. a. folgende Methoden anwenden:

Szenariotechnik: Mithilfe der Szenariotechnik werden mögliche Zukunftsszenarien entwickelt, um die Planung des zukünftigen Personalbedarfs zu unterstützen. Zunächst werden dazu die Einflussgrößen auf den zu ermittelnden Bedarf identifiziert und nach Wichtigkeit sowie Eintrittswahrscheinlichkeit geordnet. Auf Grundlage der Einflussfaktoren sowie möglicher Störfaktoren, können verschiedene Zukunftsszenarien aufgestellt werden. Meist werden dabei ein positives und negatives Extremszenario sowie ein Trend-Szenario erstellt, bei dem aktuelle Entwicklungen bei stabilen Umweltentwicklungen fortgeschrieben werden.
Delphi-Befragung: Die Delphi-Methode ist ein mehrstufiges Befragungsverfahren, bei dem Experten anonym nach ihren Einschätzungen befragt werden. Weichen die Schätzungen stark voneinander ab, können den Experten alle anonymen Antworten zur Verfügung gestellt werden, damit sie auf dieser Basis neue Schätzungen abgeben. Das Verfahren lässt sich so lange fortführen, bis ein verwertbarer Konsens entsteht.

arbeitswissenschaftliche Verfahren: Arbeitswissenschaftliche Verfahren basieren auf arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen. Zu diesen Verfahren zählen:

REFA: Das Verfahren kommt vor allem in mengenabhängigen Bereichen, z. B. Produktion und Verwaltung zum Einsatz. Arbeitsabläufe werden in ihre einzelnen Arbeitsvorgänge zerlegt, um festzustellen, wie viel Zeit zur Bearbeitung eines Vorgangs oder Produktion einer Gütermenge erforderlich ist. Um den Personalbedarf zu ermitteln, wird die Menge mit dem Zeitbedarf multipliziert und durch die verfügbare Arbeitszeit je Mitarbeiter dividiert.
MTM: Mit dem MTM-Verfahren werden die im Rahmen einer Tätigkeit durchgeführten Bewegungsabläufe in einzelne Grundbewegungen zerlegt (z. B. Greifen, Weglegen, Loslassen) und die damit verbundenen Zeitwerte ermittelt. Der Personalbedarf für eine geplante Produktionsmenge lässt sich auf Basis der Arbeitszeit je Mitarbeiter ermitteln.

Abgleich von Anforderungen und Qualifikationen: Soll- und Ist-Qualifikationen/Kompetenzen von Mitarbeitern werden miteinander verglichen, um ggf. Qualifizierungslücken zu schließen oder Aufgaben anzupassen.

organisatorische Verfahren: Eine Möglichkeit zur Ermittlung des eigenen Personalbedarfs besteht darin, den Personalbestand vergleichbarer Unternehmen zu betrachten. Eine weitere Möglichkeit ist die Stellenplanmethode: Der Personalbedarf wird ermittelt, indem die im Stellenplan ausgewiesenen Stellen dem tatsächlichen Personalbestand gegenübergestellt werden.

Fazit

Die Personalbedarfsplanung ist ein zentraler Bestandteil der personalwirtschaftlichen Teilplanung zur Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs in quantitativer, qualitativ und zeitlicher Hinsicht. Dabei kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, allen voran mathematisch-statistische, intuitive Verfahren, arbeitswissenschaftliche Verfahren, Qualifikationsabgleiche und organisatorische Verfahren.