On-Site-Management 

Ein On-Site-Manager koordiniert den Einsatz temporärer Arbeitskräfte im Kundenunternehmen und die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern.

Was ist On-Site Management? 


On-Site Management oder „Vor-Ort-Management“ ist eine Dienstleistung in der Personaldienstleistungsbranche. Ein Personaldienstleister übernimmt das Management von Leiharbeitnehmern beim Kunden vor Ort. Die Arbeitnehmerüberlassung bzw. Zeitarbeit ist durch ein Dreipersonenverhältnis zwischen Leiharbeiter, Personaldienstleister/Zeitarbeitsfirma (Verleiher) und einem Einsatzunternehmen (Entleiher) gekennzeichnet: Der Verleiher überlässt dem Entleiher die Leiharbeitskraft für einen begrenzten Zeitraum zur Arbeitsleistung. Die Überlassung regeln Einsatzunternehmen und Personaldienstleister über einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV). Die Zeitarbeitskraft ist über einen Arbeitsvertrag beim Verleiher angestellt. Beschäftigt das Einsatzunternehmen mehrere Zeitarbeitskräfte, kann es sein, dass es diese von unterschiedlichen Personaldienstleistern bezieht. Hier kann ein On-Site-Manager einspringen: Er koordiniert den Einsatz der Zeitarbeitskräfte über verschiedene Verleiher. Häufig wird er vor Ort eingesetzt (Inhouse-Lösung) und ist direkt am Einsatzort präsent. Dadurch hat er einen Einblick in die Strukturen und Abläufe im Kundenunternehmen. Er erlebt die Unternehmenskultur und bekommt einen Blick dafür, welche Mitarbeiter in das Unternehmen passen. Der On-Site-Manager kann je nach Anforderungen permanent im Unternehmen eingesetzt werden oder ist dort an festgelegten Wochentagen im Einsatz. Voraussetzung für den Einsatz eines On-Site-Managers ist i. d. R., dass der Entleiher über einen längeren Zeitraum mehrere Zeitarbeitnehmer mit ähnlichen Qualifikationen oder in ähnlichen Positionen einsetzt.

Aufgaben eines On-Site-Managers 

Die Aufgaben des On-Site-Managers unterscheiden sich je nach Leistungsspektrum des Anbieters und Anforderungen des Kunden – angefangen bei der Bedarfsermittlung über die Betreuung von Mitarbeitern vor Ort bis hin zur administrativen Abwicklung.

  • Bedarfsermittlung: Der Dienstleister stellt den Personalbedarf des Unternehmens fest und leitet entsprechende Recruiting-Schritte ein. Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen sind für welche Aufgaben und für welchen Zeitraum erforderlich?
  • Recruiting: Aufgabe des Recruitings ist die Suche und Gewinnung von passenden Mitarbeitern bzw. Zeitarbeitskräften. Der Recruiting-Prozess beginnt im Regelfall mit der Stellenanzeige, die in Printmedien oder in Online-Jobportalen veröffentlicht wird. Stellenausschreibungen sind vor allem für stellensuchende Bewerber sinnvoll. In Zeiten von Fachkräfteengpässen und verschärftem Wettbewerb in der Personalgewinnung gewinnen Active-Sourcing-Methoden an Bedeutung: Potenzielle Mitarbeiter werden bei der proaktiven Kandidatensuche bspw. über die sozialen Netzwerke angeschrieben oder auf Messen rekrutiert. Je nach Portfolio übernimmt der Dienstleister die Suche und Auswahl geeigneten Personals. Oft verfügt er über einen eigenen Mitarbeiterpool mit qualifizierten Kandidaten. On-Site-Manager, die vor Ort eingesetzt werden, kennen häufig die Abläufe und Unternehmenskultur, was die Auswahl passgenauer Mitarbeiter erleichtert. Wichtige Auswahlinstrumente sind in der Regel der Lebenslauf und die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten sowie das Bewerbungsgespräch. Der Recruiting-Prozess erfordert eine möglichst zeitnahe Kommunikation mit potenziellen Mitarbeitern und Bewerbern. Zur Vereinfachung des Bewerbermanagements – u. a. zur Verkürzung von Abstimmungsprozessen und Feedbackzeiten – können spezielle Bewerbermanagement-Systeme (E-Recruiting-Software) beitragen. Zum Ende des Recruiting-Prozesses wird ein Arbeitsvertrag unterzeichnet und der neue Mitarbeiter wird in das Unternehmen integriert (Onboarding).
  • Koordination: Der On-Site-Manager koordiniert den Einsatz der Mitarbeiter bzw. Zeitarbeitskräfte im Kundenunternehmen. Dazu gehört zum Beispiel auch die Koordination bei Einsatzänderungen – falls. bspw. ein Mitarbeiter kurzfristig erkrankt. Werden mehrere Zeitarbeitnehmer von verschiedenen Personaldienstleistern eingesetzt, übernimmt der Manager die Koordination und Betreuung vor Ort: Er koordiniert alle beteiligten Dienstleister zur Personalvermittlung und fungiert als zentraler Ansprechpartner.
  • Einarbeitung und Integration: Der On-Site-Manager kümmert sich darum, dass Mitarbeiter im Kundenunternehmen eingearbeitet und in den Betrieb integriert werden. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) ist die Arbeitnehmerüberlassung u. a. dadurch gekennzeichnet, dass Zeitarbeitskräfte in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert werden.
  • Organisation und Administration: Der Dienstleister übernimmt Organisations- und Verwaltungsaufgaben, zum Beispiel die Rechnungserstellung, Gesundheitschecks, Sicherheitschecks oder die Kontrolle geleisteter Arbeitsstunden.
  • Prozessoptimierung: Der On-Site-Manager analysiert Strukturen und Arbeitsabläufe im Unternehmen, um Optimierungspotenziale festzustellen (z. B. Verkürzung von Reaktionszeiten bei ineffizienten Abstimmungsprozesse, Ausloten von Kostensenkungspotenzialen, Produktivitätsmaximierung).

Ziele des On-Site-Managements 

Idealerweise verfügen On-Site-Manager über das Know-how, um die richtige Anzahl passender Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zu rekrutieren und Personalbedarfe im Unternehmen flexibelzu decken. Mitarbeiter sollen schnelleingearbeitet und in das Unternehmen integriert werden. Der On-Site-Manager steht in engem Kontakt zu den eingesetzten Zeitarbeitnehmern, um mögliche Probleme oder Konflikte vor Ort schnell regeln zu können. Die Betreuung soll dazu beitragen, die Motivation, Leistungsbereitschaft und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Die Koordination durch einen zentralen Ansprechpartner sorgt für kürzere Kommunikationswege und schlanke Abstimmungsprozesse, um Reibungsverluste zu vermeiden und Reaktionszeiten zu verkürzen. Der Einsatz eines On-Site-Managers entlastetdie Personalabteilung, so dass diese sich auf Kernkompetenzen konzentrieren kann. Je nach Portfolio übernimmt der Dienstleister die Rekrutierung, Koordination, Planung und Verwaltung der Mitarbeiter. Prozessanalysen und -beratung können zur Optimierung bestehender Prozesse beitragen. Dadurch lassen sich bspw. Vorteile wie Produktivitätsverbesserungen und Kostensenkungen erzielen. 

Das Master-Vendor-Modell 

Das Master-Vendor-Modell ist eine Form des On-Site-Managements. Deckt ein Unternehmen seinen Personalbedarf durch mehrere Personaldienstleister, kann es einen Master Vendor einsetzen. Im Master-Vendor-Modell fungiert ein Personaldienstleister als Hauptlieferant bzw. Master Vendor. Der Master koordiniert die Zusammenarbeit mit anderen Personaldienstleistern (Co-Lieferanten) und den Einsatz der Mitarbeiter vor Ort. Er kann Personal aus seinem eigenen Mitarbeiterpool stellen oder Drittanbieter zur Bereitstellung des benötigten Personals einschalten. Zwischen Kunde und Unterlieferanten übernimmt der Master Vendor eine Schnittstellenfunktion, indem er als zentraler Ansprechpartner für die Personalkoordination dient. Je nach Portfolio übernimmt er zusätzlich administrative Aufgaben im Vertrags- und Abrechnungswesen, kontrolliert geleistete Arbeitsstunden und unternimmt Sicherheits- und Gesundheitschecks.

Master Vendor und Kunde schließen einen Rahmenvertrag. Zwischen Master und Co-Lieferanten wird ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜ-Vertrag) im Namen des Kunden geschlossen. Dadurch wird ein Kettenverleih, also der gesetzeswidrige Weiterverleih von Leiharbeitnehmern durch Dritte, vermieden. Die Kettenüberlassung ist laut § 1 Abs. 1 Satz 3 AÜG nicht zulässig: Eine Überlassung ist nur erlaubt, wenn zwischen Verleiher und Leiharbeiter ein Arbeitsverhältnis besteht. Bei Verstößen gegen das Verbot der Kettenüberlassung drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro für Zeitarbeitsunternehmen und Entleihunternehmen (§ 16 Absatz 1 Nr. 1b). 

Weitere Modelle für Lieferantenbeziehungen 

  • Single Sourcing: Das Unternehmen setzt einen Personallieferanten ein. Meist handelt es sich um kleine oder mittelständische Unternehmen, die externes Personal nur für bestimmte Tätigkeiten benötigen.
  • Preferred Supplier Pool: Ein Unternehmen greif auf eine limitierte Anzahl an Lieferanten zurück, die untereinander im Wettbewerb stehen. Dem Kunden steht eine größere Auswahl an Mitarbeitern und Qualifikationen zur Verfügung als beim Single Sourcing, allerdings ist der administrative Aufwand vergleichsweise hoch.
  • Managed Service Provider: Wie beim Master-Vendor-Modell fungiert der Managed Service Provider als Schnittstelle zwischen Kunden und Unterlieferanten. Er übernimmt die Verantwortung für die Bereitstellung von Personaldienstleistungen, liefert aber meist kein Personal aus dem eigenen Mitarbeiterpool.
  • Recruitment Process Outsourcing: Ein oder mehrere Komponenten des Recruiting-Prozesses werden an einen externen Dienstleister ausgelagert, z. B. die Planung der Recruiting-Strategie und die Durchführung des Recruitings. 

Fazit

Der On-Site-Manager koordiniert den Einsatz temporärer Arbeitskräfte im Kundenunternehmen. Je nach Leistungsspektrum übernimmt er die Rekrutierung von Personal, die Betreuung und Einarbeitung, Verwaltungsaufgaben und Leistungen zur Prozessoptimierung. Unternehmen, die Personal von mehreren Personaldienstleistern beziehen, können einen Master Vendor als zentralen Ansprechpartner für die Personalkoordination einsetzen. Dieser koordiniert die Zusammenarbeit mit den anderen Dienstleistern und den Einsatz der Mitarbeiter vor Ort.