Lohn- und Gehaltsabrechnung 

Arbeitgeber sind zur Ausstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verpflichtet. Sie dokumentiert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

Was ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung? 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentiert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts eines Arbeitnehmers für eine bestimmte Abrechnungsperiode. Lohn und Gehalt des Mitarbeiters sind dabei genau aufgeschlüsselt. Dadurch kann der Arbeitnehmer einsehen, wie viel Brutto- und Nettogehalt er bekommt. Der Arbeitgeber ist im Zuge seiner Nebenpflichten zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Gemäß §108 Gewo (Gewerbeordnung) hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Abrechnung in Textform mit Angaben zum Abrechnungszeitraum und der Zusammensetzung des Entgelts. Zu den notwendigen allgemeinen Angaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören u. a.:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer des Mitarbeiters
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage
  • Lohnsteuerklasse, evtl. Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträge und Kirchensteuerabzüge
  • Angaben zur zuständigen Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (die Beiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung) sowie zum Beitragsgruppenschlüssel

Angaben zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts umfassen z. B. die Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen, sonstige Vergütungen, Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse. Darüber hinaus muss angegeben werden, ob sich die Entgeltbestandteile auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Gesamtbrutto- oder Sozialversicherungsbruttoentgelt auswirken.

  • Beim Arbeitslohn handelt es sich nach § 2 LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) um alle Einnahmen, die dem Mitarbeiter aus dem Dienstverhältnis zufließen. Der steuerpflichtige Arbeitslohn ist der zu versteuernde Arbeitslohn.
  • Das Gesamtbruttoentgelt ist der Gesamtbetrag des monatlichen Bezugs. Es setzt sich zusammen aus dem Gehalt, geldwerten Vorteilen/Sachleistungen (z. B.  Firmenwagen, Firmenhandy) und vermögenswirksamen Leistungen.

Bruttolohn/-gehalt

+ vermögenswirksame Leistungen

+ Zuschläge und Zulagen

+ geldwerte Vorteile

+ pauschal versteuerte Lohnbestandteile

= Gesamtbrutto

  • Das Sozialversicherungsbrutto dient als Beitragsbemessungsgrundlage für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.  Aus dem SV-Brutto errechnen sich also die Beitragssätze für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Es besteht i. d. R. aus dem gezahlten Entgelt zzgl. Zulagen. Beitragsfreie Entgeltbestandteile sind beispielsweise Kindergartenzuschüsse. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge. Die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge wird auf der Lohn-/Gehaltsabrechnung für alle Versicherungsarten dargestellt.

 

  • Die abzuführenden Steuern werden i. d. R. auf Grundlage des Steuerbruttos erhoben. Es weicht vom Sozialversicherungsbrutto ab, wenn zum Beispiel Steuerfreibeträge abgezogen werden. Ggf. sind auch Altersentlastungsbeträge, Versorgungsfreibeträge und lohnsteuerfreie Bezüge zu berücksichtigen. Wie hoch die Lohnsteuer ausfällt, ist abhängig von der Steuerklasse und der Lohnhöhe des Mitarbeiters. Kirchensteuer zahlt, wer einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft angehört. Außerdem wird ein Solidaritätszuschlag (5,5 %) fällig.

Das Nettoentgelt ergibt sich aus dem Bruttoentgelt abzüglich der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge:

Bruttoentgelt

- Lohnsteuer

- Soli

- Kirchensteuer

- AN-Anteil Rentenversicherung

- AN-Anteil Krankenversicherung

- AN-Anteil Arbeitslosenversicherung

- AN-Anteil Pflegeversicherung

= Nettoentgelt

Der Auszahlungsbetrag, also der Betrag, der schließlich an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird, ergibt sich nach folgender Rechnung:

Nettoentgelt

+ Beitragszuschuss des Arbeitgebers zur privaten Krankenversicherung

+ Beitragszuschuss des Arbeitgebers zur privaten Pflegeversicherung

+ steuer- und beitragsfreie Reisekosten

-  vermögenswirksame Anlage

- Vorschuss

- geldwerter Vorteil/Sachbezug

- Lohn-/Gehaltspfändung

= Auszahlungsbetrag

Die wichtigsten Begriffe zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Lohn: Der Lohn ist das Arbeitsentgelt, das sich aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden ergibt, i. d. R. auf Basis des Stundenlohns.

Gehalt: Das Gehalt ist der monatlich fest ausgezahlte Betrag für Beamte oder Angestellte.

Lohnsteuer: Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommenssteuer bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Sie wird monatlich im Zuge der Gehaltsabrechnung durch den Arbeitgeber abgeführt. Der Steuersatz ist abhängig von der Höhe des Bruttolohns und der Steuerklasse des Arbeitnehmers. In der Regel gilt: Je höher der Bruttolohn, desto höher ist auch der Steuerabzug. Ein solches Ansteigen des Steuersatzes in Abhängigkeit vom Einkommen nennt man Steuerprogression. Die Steuerklassen lassen sich in sechs Klassen einteilen:

- Steuerklasse 1: Steuerklasse 1 gilt u. a. für ledige und geschiedene Arbeitnehmer, für verheiratete Arbeitnehmer mit einem im Ausland wohnhaften Ehegatten oder für solche, die von ihrem Ehegatten dauerhaft getrennt leben.

- Steuerklasse 2: Steuerklasse 2 gilt für Alleinerziehende, denen ein Entlastungsbetrag zusteht. Die Voraussetzungen dafür, dass ihnen ein solcher Betrag zusteht ist a) dass es sich um einen alleinstehenden Elternteil handelt, b) dass der Elternteil Anspruch auf Kindergeld oder Kinderfreibetrag hat und c) dass das Kind mit zum Haushalt gehört.

- Steuerklasse 3: Steuerklasse 3 gilt für verheiratete Arbeitnehmer, die beide im Inland und nicht dauerhaft getrennt leben und von denen ein Ehepartner der Steuerklasse 5 zugeordnet ist oder keinen Arbeitslohn erhält.

- Steuerklasse 4: Steuerklasse 4 gilt für verheiratete Arbeitnehmer, die im Inland und nicht dauerhaft getrennt leben und beide einen Arbeitslohn beziehen.

- Steuerklasse 5: Die Steuerklasse 5 gilt in Kombination mit der Steuerklasse 3 für einen der beiden Ehepartner.

- Steuerklasse 6: Die Steuerklasse 6 gilt für Arbeitnehmer, die Arbeitslohn von mehreren Arbeitgebern (Nebentätigkeiten) beziehen, um die Lohnsteuer aus dem weiteren Dienstverhältnis einzubehalten. Ein Minijob braucht hierfür nicht angemeldet zu werden.

Ein Wechsel der Steuerklasse erfolgt zum Beispiel aufgrund einer Veränderung des Familienstands (Hochzeit, Scheidung, Geburt eines Kindes eines künftig alleinerziehenden Elternteils).

 

Kirchensteuer: Kirchensteuer zahlt ein Arbeitnehmer, der einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft angehört. Sie wird bei der Gehaltsabrechnung verrechnet und vom Arbeitgeber direkt an das Finanzamt übermittelt, das eine Aufwandsentschädigung einbehält und die Steuer dann an die zuständige Religionsgemeinschaft abführt.

 

Solidaritätszuschlag: Der Solidaritätszuschlag in Deutschland beträgt 5,5 % der Lohnsteuer und wird Arbeitnehmern monatlich vom Gehalt abgezogen.

 

Krankenversicherungsbeitragsbeitrag: Die gesetzliche Krankenversicherung ist Bestandteil des Sozialversicherungssystems in Deutschland und dient der Sicherung einer medizinischen Versorgung im Krankheitsfall. Die Krankenversicherungsbeiträge werden über die Lohn- und Gehaltsrechnung abgeführt.

 

Arbeitslosenversicherungsbeitrag: Die Arbeitslosenversicherung sichert Arbeitnehmer ab, damit sie auch im Falle einer Arbeitslosigkeit Einkommen beziehen. Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung wird jeweils zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen.

 

Rentenversicherungsbeitrag: Neben den Beiträgen zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung gehört der Rentenversicherungsbeitrag zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag.

 

Pflegeversicherungsbeitrag: Die Pflegeversicherung dient zur Absicherung des Mitarbeiters im Pflegefall. Der Pflegeversicherungsbeitrag ist Teil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags, der an die zuständigen Einzugsstellen abgeführt wird.


Fazit 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentiert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, also aller Einnahmen, die dem Mitarbeiter aus einem Dienstverhältnis zufließen. Der Arbeitgeber ist zur Ausstellung der Lohnabrechnung gesetzlich verpflichtet. Unterschieden wird in Gesamtbrutto (Gesamtbetrag des monatlichen Bezugs), Sozialversicherungsbrutto (Beitragsbemessungsgrundlage für zu zahlende Sozialversicherungsbeiträge) und Steuerbrutto (Grundlage für abzuführende Steuern). Werden vom Bruttoentgelt Steuern und Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer-Anteil) subtrahiert, ergibt sich das Nettoentgelt. Nach Berücksichtigung weiterer Faktoren erhält man den Auszahlungsbetrag. 

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