Bewerbungsgespräch

Das Bewerbungsgespräch zählt zu den wichtigsten Instrumenten zur Personalauswahl. Was es bei der Durchführung alles zu beachten gibt, erklären wir hier

Wozu dient das Bewerbungsgespräch? 

In einem Bewerbungs- oder Vorstellungsgespräch können sich Arbeitgeber und Personalverantwortliche einen persönlichen Eindruck von einem Bewerber verschaffen. Das Auswahlgespräch ist ein Instrument zur Berufseignungsdiagnostik und Personalauswahl. Es dient zur Einschätzung der fachlichen und sozialen Kompetenzen eines potentiellen neuen Mitarbeiters. Passt der Kandidat in das Unternehmen und zur ausgeschriebenen Stelle? Passt er ins Team? Und inwieweit stimmen Stellen- und Bewerberprofil überein? Diese und weitere Fragen überprüfen Personaler im Bewerbungsgespräch, indem sie das Eignungspotential des Bewerbers einschätzen und bewerten. Für den Bewerber bietet das Vorstellungsgespräch eine Möglichkeit, sich konkret über das Unternehmen zu informieren und ausstehende Fragen zu klären. So kann er zum Beispiel überprüfen, ob die Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen mit seinen Vorstellungen übereinstimmen. Auch unklare Fragen seitens des Arbeitgebers, also zum Beispiel zu bestehenden Lücken im Lebenslauf, können geklärt werden.

In der Regel besteht ein Vorstellungsgespräch aus mindestens fünf Phasen, die je nach Gesprächsablauf noch einmal unterteilt werden können:

  • 1.)Die erste Phase ist die Begrüßungsphase, meist gekennzeichnet durch Smalltalk und ein erstes „Heranfühlen“ von Unternehmen und Bewerber. Oft entscheidet schon der erste Eindruck, ob sich beide Seiten sympathisch finden. Typische Smalltalk-Fragen können zum Beispiel sein, ob der Bewerber gut hergefunden hat, wie er angereist ist etc.
  • 2.)In der Kennenlern-Phase stellt sich entweder der Bewerber zuerst vor oder das Unternehmen. Wenn sich der Bewerber vorstellt, geht es vor allem um die klassische Selbstpräsentation: Welche Fähigkeiten und Qualifikationen bringt er mit? Warum ist gerade er für die Stelle geeignet? Wieso hat er sich bei dem Unternehmen beworben…?
  • 3.)In der Unternehmensvorstellung können neben wichtiger Informationen zum Unternehmen insbesondere auch die Arbeits- und Stellenanforderungen zur Sprache kommen.
  • 4.)In dieser Phase können Rückfragen von Unternehmens- und Bewerberseite gestellt werden.
  • 5.)In der Abschlussphase hat der Bewerber noch einmal Gelegenheit, sich nach dem weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses zu erkundigen, bevor sich beide Seiten schließlich verabschieden. 

Planung und Struktur eines Bewerbungsgesprächs 

Der Ablauf und die Struktur eines Bewerbungsgesprächs lassen sich durch eine sorgfältige Vorbereitung beeinflussen. Ein gut organisiertes Bewerbungsgespräch wirkt meist professioneller auf den Bewerber und gibt dem Arbeitgeber die Chance, wesentliche Inhalte vorab zu definieren. Professionell geführte Interviews vermitteln dem Bewerber ein Gefühl der Wertschätzung und können so zur einer positiven Candidate Experience (CandEx) beitragen. In der Vorbereitung zu beachten sind beispielsweise:

  • die Rahmenbedingung: In welchem Raum soll das Gespräch stattfinden? Muss der Raum vorbereitet werden (Getränkeangebot…)? Wie lässt sich eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen? Wann wird der Bewerber wo und von wem empfangen?
  •  die Zeitplanung: Wie lange soll das Vorstellungsgespräch in etwa dauern? Werden mehrere Bewerber pro Tag interviewt? Wer muss für welchen Zeitraum ausgeplant/eingeplant werden?
  • die Teilnehmerplanung: Welche Parteien sollen an dem Gespräch teilnehmen?
  • Das Bewerbungsgespräch kann Eins-zu-eins stattfinden (zum Beispiel zwischen dem Bewerber und dem direkten Vorgesetzten). Ein solches Einzelgespräch ist oft persönlicher. Das wiederum birgt die Gefahr, dass die Beurteilung des Bewerbers zu subjektiv ausfällt. 
  • Es kann ein Doppelinterview sein (z. B. zwischen Bewerber und Personal und Abteilungsleiter). Da hier mehrere Interviewer involviert sind, sinkt das Risiko von zu subjektiven Beurteilungen oder Fehleinschätzungen.
  • Mehr als zwei Unternehmensvertreter sind beteiligt (z. B. Bewerber, Personalleiter, Abteilungsleiter, Mitarbeiter).
  • Informationen zum Unternehmen: Welche Informationen sollen dem Bewerber vermittelt werden? Welche sind für ihn relevant oder interessant? Wie präsentiert sich der Arbeitgeber? Welches Arbeitgeberimage soll vermittelt werden?
  •  Informationen zur Stelle: Welche Informationen zur Stelle und zum Anforderungsprofil sind wichtig? Welche Anforderungen sollte der Bewerber unbedingt erfüllen und welche sind „nice-to-have“?
  • weitere Gesprächsinhalte: Was sollte darüber hinaus kommuniziert werden?
  • Bewerbungsunterlagen: Für den besseren Überblick lohnt es sich, die Bewerbungsunterlagen vorher bereit zu legen. Meist wirkt es professioneller, wenn die Bewerbungsunterlagen bereits vorliegen und nicht erst herausgesucht werden müssen.
  • Gesprächsart: Welche Art von Interview soll geführt werden?

Das Bewerbungsinterview kann unterschiedlichen Strukturierungsgraden unterliegen. Es kann zum Beispiel unstrukturiert, standardisiert oder teilstrukturiert erfolgen. Zu den häufigsten Interviewtypen zählen:

  • unstrukturierte Interviews: Ein offenes Interview erfolgt meist spontan. Inhalt und Ablauf des Gesprächs sind weitgehend frei und werden nicht vorgegeben. In einem offenen Gespräch können sich Themenschwerpunkte oder Fragen freier entwickeln, so dass sich die verschiedenen Vorstellungsgespräche oft stärker voneinander unterscheiden. Das birgt die Gefahr einer geringeren Vergleichbarkeit zwischen Kandidaten. Intuition und Menschenkenntnis spielen hier als Entscheidungsgrundlage eine relativ große Rolle.
  • standardisierte/strukturierte Interviews: In einem standardisierten Interview werden Gesprächsinhalte und Ablauf vorab definiert, zum Beispiel anhand eines fixen Fragenkatalogs. Reihenfolge und Wortlaut der Fragen werden in jedem Gespräch eingehalten. Die Vergleichbarkeit zwischen einzelnen Bewerbern ist bei dieser Interviewform höher, da alle Kandidaten dieselben Fragen beantworten. Das bietet jedoch weniger Raum für spontane Inhalte und einen offener Gesprächsverlauf.
  • situative Interviews: Das situative Interview ist eine Form des strukturierten Interviews. Der Interviewer schildert oder simuliert eine meist typische Arbeitssituation, die dem potentiellen neuen Mitarbeiter so in seinem
  • Berufsalltag begegnen könnte. Dadurch wird überprüft, wie der Bewerber situativ reagieren würde.
  • multimodale Interviews: Das multimodale Interview zählt ebenfalls zu den strukturierten Interviews. Es greift mehrere Fragetypen und Gesprächskomponenten auf und lässt sich in acht Phasen gliedern: den Gesprächsbeginn, die Selbstpräsentation des Bewerbers, Fragen zum Beruf/zur Berufswahl, offenes Interview/freier Gesprächsteil, biographiebezogene Fragen, Informationen zur Tätigkeit und zum Unternehmen, situatives Interview, Gesprächsabschluss.
  • halbstandardisierte/teilstrukturierte Interviews: Als halbstandardisiertes Interview wird eine Kombination aus offenem und standardisiertem Interview bezeichnet. Der Interviewer bereitet zwar den Gesprächsrahmen und wichtige Gesprächsinhalte vor, kann jedoch in der Reihenfolge und in der Art und Weise der Fragestellung abweichen. Eine offenere Gesprächsführung, Zusatzfragen oder variierende Themenschwerpunkte sind hierbei eher möglich als in einem rein standardisierten Interview.
  • Stressinterview: Stressinterviews sollen die psychische Belastbarkeit und Stressbewältigungskompetenz des Bewerbers überprüfen. Dazu stellt der Interviewer unangenehme, provozierende Fragen oder versucht den Bewerber durch längere Sprechpausen aus dem Konzept zu bringen. Mit dieser Technik riskiert das Unternehmen allerdings, den Bewerber zu vergraulen, wenn er die Fragen als sehr unangenehm empfindet oder sich bedrängt fühlt. Darunter wiederum könnte das Arbeitgeberimage leiden.

Natürlich gibt es hier auch Unterschiede im Interviewmedium: So kann das Interview beispielsweise persönlich, per Telefon, Internettelefonie etc. stattfinden. 

Häufig gestellte Fragen 

Häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch betreffen i. d. R. den beruflichen Werdegang und die Qualifikation des Bewerbers, seine Motivation für den Berufswechsel und die ausgeschriebene Position, seine Persönlichkeit/seine Stärken und Schwächen sowie ggf. Fachfragen. Zu den häufigsten Fragen gehören zum Beispiel:

  • Warum haben Sie sich bei unserem Unternehmen beworben?
  • Warum wollen Sie Ihre derzeitige Stelle verlassen?
  • Wieso sollten wir Sie einstellen?
  • Was versprechen Sie sich von Ihrem neuen Job? Welche Ziele verfolgen Sie?

Wo Häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch betreffen i. d. R. den beruflichen Werdegang und die Qualifikation des Bewerbers, seine Motivation für den Berufswechsel und die ausgeschriebene Position, seine Persönlichkeit/seine Stärken und Schwächen sowie ggf. Fachfragen. Zu den häufigsten Fragen gehören zum Beispiel:

  • Warum haben Sie sich bei unserem Unternehmen beworben?
  • sehen Sie sich in fünf bis zehn Jahren?
  • Was sind Ihre Stärken/Schwächen?
  • Was wissen Sie über unser Unternehmen?
  • Wie sieht die ideale Stelle/das ideale Unternehmen für Sie aus?

Nicht zulässig hingegen sind zum Beispiel Fragen zur Familienplanung (dem Vorliegen einer Schwangerschaft oder eines Kinderwunsches, Hochzeitspläne etc.), zur Religion/Konfession, zur Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, zur sexuellen Orientierung oder zu Vermögensverhältnissen.

Fazit zu Bewerbungsgespräch 

Als Instrument zur Personalauswahl eignet sich das Vorstellungsgespräch insbesondere dazu, einen persönlichen Eindruck von den sozialen und fachlichen Kompetenzen des Bewerbers zu gewinnen. Dabei besteht die Möglichkeit, das Eignungspotential zunächst in einem persönlicheren Einzelgespräch zu beurteilen oder mehrere Unternehmensvertreter direkt in das Gespräch zu involvieren. Das verringert die Gefahr eines zu subjektiven Urteils. Unternehmen haben die Möglichkeit, Vorstellungsgespräche gezielt vorzubereiten und dem Bewerber durch ein professionelles Interview das Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. Gleichzeitig lässt sich dadurch ein positives Arbeitgeberimage vermitteln. Je nach Strukturierungsgrad lassen sich Bewerbungsgespräche vielfältig gestalten. So können wichtige Fragen abgearbeitet werden ohne die Dynamik des Gesprächs zu sehr einzuengen. Um die Einstellungsentscheidung zu fundieren, können mehrere Interviewrunden stattfinden und zusätzliche Auswahlverfahren wie Assessment Tests genutzt werden. 

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