Bewerbermanagement-Systeme

Bewerbungsprozesse gehen mit einem hohen Verwaltungsaufwand einher. Bewerbermanagement-Systeme dienen dazu, komplexe Prozess erfolgreicher zu händeln.

Was sind Bewerbermanagement-Systeme? 

Für Personaler ist ein hohes Bewerberaufkommen ohne IT-Unterstützung heutzutage kaum zu händeln. Bewerbermanagement-Software bietet einen systematischen Lösungsansatz für ein einfacheres Datenhandling. Alle relevanten Daten und Bewerberdatensätze werden in das System übernommen und können dort zentral verwaltet werden. Ziel dieser Prozessvereinfachung ist ein effizienteres Management der Daten und Bewerberkontakte. Je nach Funktionsumfang der Recruiting-Software stehen neben der Bewerberverwaltung auch andere Prozesse im Fokus. Eine umfangreiche E-Recruiting-Software bildet alle Recruiting-Prozesse des Unternehmens ab: Angefangen bei der Meldung des Stellenbedarfs über die Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Stellenbesetzung und der nachhaltigen Erfolgsoptimierung. Der Anspruch professioneller Recruitment-Software ist es, bestehende Probleme und Herausforderungen im Recruiting-Prozess durch Standardisierung und die Integration intelligenter Tools händelbar zu machen.

Per se ist eine hohe Bewerberquote eine positive Nachricht für ein Unternehmen: Je mehr Kandidaten sich bewerben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Auf der anderen Seite bedeutet ein hohes Bewerberaufkommen auch einen erhöhten Arbeitsaufwand für Recruiter: Stapelweise Bewerbungen müssen gesichtet, beurteilt und ggf. noch mit anderen Personalentscheidern abgestimmt werden. Meist erfolgen Stellenbedarfe ad hoc und erfordern eine zeitnahe Besetzung. Andernfalls ist mit Produktivitätseinbußen und hohen Rekrutierungskosten zu rechnen. Volatile Auftragslagen und konjunkturelle Schwankungen verlangen vom Unternehmen zunehmend Flexibilität. Komplizierte Verwaltungs- und Abstimmungsprozesse ziehen die Time-to-Hire jedoch in die Länge. Bewerbermanagement-Systeme zielen darauf ab, den erhöhten Verwaltungsaufwand durch Prozessvereinfachung zu reduzieren. Bewerbungen werden nicht mehr lose in Papierform, sondern einheitlich in einem zentralen digitalen Verwaltungsportal gemanagt. Der Vorteil ist, dass alle relevanten Daten im System festgehalten werden und nicht verloren gehen. Dadurch spart das Unternehmen an Papier und Archivierungsraum. Bewerber profitieren davon, dass sie Papier, Druckkosten und Briefmarken Porto sparen, was sich positiv auf die Candidate Experience auswirkt. Je nach Umfang des Bewerbermanagement-Systems haben sie die Wahl zwischen einer Online-Bewerbung, einer Bewerbung per E-Mail oder Post. Existiert eine Scanner-Schnittstelle oder eine E-Mail-Überwachungsfunktion können die Bewerbungen bequem in das System übernommen werden. Ein zentrales digitales Verwaltungsportal erleichtert es allen Personalentscheidern und Beteiligten direkt zu kommunizieren und aufwändige Kommunikationswege wie zeitintensive Meetings zu reduzieren. Ein effizienterer Bearbeitungsprozess wiederum verkürzt die Entscheidung für einzuladende oder abzusagende Bewerber und damit die Feedbackzeiten. Auch das kann sich günstig auf die Candidate Experience auswirken und die Wahrscheinlichkeit positiver Arbeitgeberbewertungen erhöhen.

Unternehmen die nur einen geringen Bewerberzulauf aufweisen, können ebenfalls von E-Recruiting-Software profitieren. Nutzerfreundliche Online-Bewerbungen vermindern die Bewerberabbruchquote – zum Beispiel dann, wenn Bewerber nicht unzählige Datenfelder oder Formulare manuell ausfüllen müssen. Über Funktionen wie CV-Parsing werden die Daten aus dem Lebenslauf automatisch ausgelesen und in die vorgesehenen Datenfelder transferiert. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels und einem Wandel vom Arbeitgeber- zum Bewerbermarkt ist eine positive Candidate Experience mittels hoher Usability wichtig. Je nach Funktionsumfang ermöglichen spezielle Reporting- und Analysefunktionen, dass Recruiter gezielt die erfolgversprechendsten Recruiting-Kanäle auswählen und ihren Bewerbungsprozess – trotz ggf. niedriger Bewerbungsquote – optimieren. Durch andere Funktionen wie beispielsweise eine Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen (Multi-Channel-Posting) lässt sich das Bewerberaufkommen gezielt steigern.

Software-Funktionen im Überblick 

Bewerbermanagement-Systeme unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Eine umfangreiche E-Recruiting-Software bildet alle Phasen im Recruiting-Prozess ab. Dazu gehören:

1.) Die Bedarfsmeldung: Ergibt sich ein neuer Stellenbedarf, muss dieser zunächst mit den Personalentscheidern und zuständigen Fachabteilungen abgestimmt werden. Je nach Funktionalitäten bietet die Software die Möglichkeit, den Bedarf zentral zu melden und abzustimmen. Andernfalls sind zeitaufwändige Abstimmungsprozesse wie Meetings nötig, um den Stellenbedarf zu kommunizieren, abzulehnen oder freizugeben. Eine zentrale Kommunikation ist ein Schritt der Prozessvereinfachung, der zu einer schnelleren Stellenschaltung und damit kürzeren Time-to-Hire beiträgt. Je nach Funktionsumfang bietet die Software eine Kontakthistorie, die alle internen Kontakte archiviert. Eine zentrale Kommunikation über alle Aktionen und deren Status quo ist möglich, wenn die Software über entsprechende Funktionen für das Aufgabenmanagement und die Gestaltung von Workflows verfügt.

2.) Die Stellenausschreibung: Eine Software, die standardisierte und individuell konfigurierbare Stellenanzeigen inkludiert, erspart die aufwändige manuelle Erstellung von Stellenausschreibungen. Die Stellenanzeigen können je nach Software im eigenen Corporate Design gelayoutet werden und transportieren eine einheitliche Bild- und Textsprache nach außen. Das sorgt für eine stimmige Außenkommunikation und kann als Instrument des Employer Brandings zu einem attraktiven Arbeitgeberimage beitragen.

3.) Die Stellenschaltung: Für eine hohe Bewerberquote und -qualität sind vor allem zwei Aspekte entscheidend: eine Mehrfachschaltung der Stellenausschreibung in mehreren Recruiting-Kanälen und die Nutzung effizienter Kanäle. Die Effizienz der gewählten Stellenportale lässt sich beispielsweise über Analyse- und Reportingfunktionen feststellen. Eine Mehrfachschaltung (Multi-Channel-Posting) ermöglicht es, die Stellenanzeige in mehreren ausgewählten Portalen gleichzeitig zu streuen, ohne jede Ausschreibung einzeln hochladen und anpassen zu müssen.

4.) Die Vorqualifizierung: Die Personalauswahl ist eine erfolgskritische Entscheidung. In jedem Bewerbungsprozess besteht das Risiko, ungeeignete Personen auszuwählen (Alpha-Fehler) oder geeignete Kandidaten abzulehnen (Beta-Fehler). Das fängt schon bei der Vorauswahl qualifizierter Bewerber an. Unterstützung bei der Vorqualifizierung der richtigen Kandidaten bieten Matching-Algorithmen. Einige dieser Algorithmen sind Filterfunktionen, die nach Art einer semantischen Volltextsuche geeignete Kandidaten filtern. Ein Matching hingegen gleicht Stellenanforderungen und Bewerberprofile direkt miteinander ab. Üblicherweise beziehen sich Matchings dabei auf die Skill-Ebene, also den Abgleich von Fähigkeiten und Anforderungen. Differenzierte Matching-Algorithmen beinhalten auch weitere Kriterien wie beispielsweise Mobilitäts- oder Gehaltsanforderungen. Zusätzlich bieten sie die Möglichkeit, ein intelligentes Ranking passgenauer Bewerber zu erstellen, um einen Überblick über alle geeigneten Kandidaten zu haben. Das erleichtert die zielgerichtete Entscheidung für einzuladende oder abzulehnende Bewerber.

5.) Bewerberkommunikation: Eine angemessene Feedbackzeit signalisiert dem Bewerber Wertschätzung und lässt ihn nicht unnötig lange auf eine Antwort warten. Ausbleibende Antworten oder zu lange Wartezeiten erhöhen die Abbruchquote und wirken sich negativ auf die Candidate Experience sowie das Arbeitgeberimage aus. Je nach Funktionalität bietet eine Bewerbermanagement-Software die Möglichkeit, alle Bewerberkontakte in einer Kontakthistorie zu speichern und ausstehende Antworten direkt zu überblicken. Auch Direktaktionen wie automatische Intervieweinladungen oder Absagen sind ggf. möglich.

6.) Die Entscheidung: Zur Auswahl geeigneter Kandidaten bieten einige Bewerbermanagement-Systeme Beurteilungsbögen an. Die Entscheidung kannmmuniziert werden.

7.) Erfolgsoptimierung: Analyse- und Reportingfunktionen (HR-Analytics) bieten die Möglichkeit, relevante Kennzahlen und erfolgskritische Zusammenhänge zu visualisieren. Die Transparenz ermöglicht es, den Recruiting-Prozess in Zukunft weiter zu optimieren. Eine Messung der Bewerbungseingänge und Stellenbesetzungen nach Quelle lässt sich z. B. dazu nutzen, die Auswahl der Recruiting-Kanäle zu optimieren.

Wichtige Auswahlkriterien 

Bewerbermanagement-Systeme gibt es viele. Allerdings bestehen zwischen den Angeboten oft beträchtliche Unterschiede. Bei der Auswahl der richtigen Recruiting-Software lohnt es sich, den Ist-Zustand im Unternehmen genau zu beleuchten und darauf aufbauend den Soll-Zustand zu definieren: Wie verläuft der aktuelle Recruiting-Prozess und welche konkreten Stellschrauben will das Unternehmen angehen? Über welche gewünschten Funktionalitäten soll die Software dafür verfügen? Wichtig ist auch der Blick auf die Service- und Supportleistungen: Unterstützt der Anbieter das Unternehmen auch im operativen Betrieb der Software? Gibt es 24h-Services? Und welche Supportleistungen sind inkludiert? Auch der Einbezug von Referenzen oder Kundenbewertungen kann für die Entscheidung förderlich sein. Sind die Kunden im Großen und Ganzen mit dem Anbieter zufrieden? Bedient der Anbieter vor allem Kunden einer bestimmten Unternehmensgröße? Nicht zuletzt ist natürlich auch die Entscheidung über die Einsatz-Variante von Bedeutung: Das Unternehmen kann sich z. B. für eine Inhouse-Installation entscheiden, bei der die Software in die firmeninterne IT-Infrastruktur integriert wird. Bei einer cloud-basierten Lösung wird die Software auf einem Host-Rechner installiert und ist darüber jederzeit zugängig. Ein ausfallsicheres Rechenzentrum und Backup-Funktionen zur Datensicherung sind hier wichtig. Da Recruiter mit sensiblen personenbezogenen Daten operieren, sollte auch der Datenschutz nicht außer Acht gelassen werden: Nutzt der Hosting-Anbieter europäische oder deutsche Server, die hohen Sicherheitsstandards unterliegen? Werden lokale Compliance- und Datenschutzregelungen eingehalten? All diese Kriterien sollten in der Planungsphase berücksichtigt werden, um den passenden Anbieter für das eigene Unternehmen zu finden.

Fazit 

In Zeiten des Fachkräftemangels und erhöhter Flexibilitätsanforderungen stehen Recruiter vor multiplen Herausforderungen: Ad hoc Stellenbedarfe sollen schnell und passgenau besetzt werden. Ein hoher Verwaltungs- und Abstimmungsaufwand führt jedoch zu einer längeren Time-to-Hire und Feedbackzeit gegenüber wartenden Bewerbern. Das wiederum erhöht die Rekrutierungskosten und wirkt sich negativ auf die Candidate Experience sowie das Arbeitgeberimage aus. Bewerbermanagement-Systeme haben den Anspruch, komplexe Prozesse durch eine effizientere Verwaltung und Kommunikation händelbar zu machen. Je nach Funktionsumfang bildet die Software alle Recruiting-Phasen ab und bietet intelligente Funktionalitäten zur Optimierung des gesamten Bewerbungsprozesses. Damit die Investition nicht ins Leere verläuft, ist eine sorgfältige Planungsphase sinnvoll. Hat das Unternehmen eine passende Software gefunden, rentiert sich die Investition langfristig. 

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