Bewerbermanagement

Grundlage einer erfolgreichen Stellenbesetzung ist der Recruiting-Prozess: Angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Ausschreibung bis zur Entscheidung.

Was ist Bewerbermanagement? 

Das Bewerbermanagement umfasst den gesamten Prozess von der Meldung des Personalbedarfs über die Stellenausschreibung bis hin zur Stellenbesetzung. Der Recruiting-Prozess erfolgt typischerweise in folgenden Phasen:

1. Meldung des Personalbedarfs

2. Prüfung des Talentpools

3. Ausschreibung des Personalbedarfs

4. Bewerbungseingang

5. Auswahlprozess

6. Entscheidung

Meldung des Personalbedarfs 

Die Ermittlung des Personalbedarfs ist Aufgabe der Personalbedarfsplanung. Sie stellt sicher, dass der Personalbedarf gedeckt und Personalunter- oder -überdeckungen vermieden werden. Nicht immer erfolgt eine Deckung des Personalbedarfs per Stellenanzeige über den externen Arbeitsmarkt. Die Personalbeschaffung bietet zwei Möglichkeiten:

- interne Personalbeschaffung: Der Personalbedarf wird über den internen Arbeitsmarkt gedeckt. Ist eine kurzfristige Deckung des Personalbedarfs zum Ausgleich von Personalunterdeckungen erforderlich, können ggf. Maßnahmen wie Mehrarbeit oder Überstunden Abhilfe schaffen. Eine längerfristige Personalbedarfsdeckung ist z. B. durch Versetzung oder Beförderung von Mitarbeitern oder durch eine Anpassung von Mitarbeiterqualifikationen möglich. Eine Möglichkeit zur Besetzung von Vakanzen bieten interne Stellenausschreibungen, z. B. über das Intranet oder das Schwarze Brett.

- externe Personalbeschaffung: Die externe Personalbeschaffung kann passiv oder aktiv erfolgen. Schreibt ein Personaler eine Stelle auf dem externen Bewerbermarkt aus und wartet anschließend auf Bewerbungseingänge, spricht man im Recruiting-Jargon auch von der „Post-and-Pray Methode“. Zu den aktiven Methoden gehört die Direktansprache potentieller Kandidaten (Active Sourcing). Eine Möglichkeit zur Personalbeschaffung über das Internet und mithilfe elektronischer Medien bietet das E-Recruiting. Stehen Unternehmen beispielsweise vor der Herausforderung, Auftragsspitzen abzufangen, kann der Einsatz von Zeitarbeitnehmern über die Arbeitnehmerüberlassung Abhilfe schaffen.

Ergibt sich ein neuer Stellenbedarf, wird dieser zunächst mit Personalentscheidern und Fachabteilungen abgestimmt. Der Abstimmungsprozess kann über face-to-face Meetings oder durch zentralisierte Kommunikation (z. B. durch ein Bewerbermanagementsystem) erfolgen. 

Prüfung des Talentpools

Dieser Schritt erübrigt sich, wenn ein Unternehmen keinen Kandidatenpool führt. Verfügt es über einen solchen, kann es geeignete Kandidaten in der eigenen Datenbank ausfindig machen. Im Talentpool speichert das Unternehmen Profile von Potenzialträgern, kompetenten Mitarbeitern und vielversprechenden Bewerbern, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können. Sieht sich ein Recruiter gezwungen, einem qualifizierten Bewerber eine Absage zu erteilen, kann er diesen nach (schriftlicher) Einwilligung im Talentpool aufnehmen. Auch Kontakte von Karriere- oder Hochschulmessen, ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten oder Werkstudenten können als Kandidaten für den Talentpool in Frage kommen. 

Ausschreibung des Personalbedarfs 

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, den Personalbedarf auszuschreiben, muss es sich für geeignete Ausschreibungskanäle entscheiden.  Die Kanäle sollten möglichst zielgruppengerecht sein und Erfolgschancen auf ein hohes Bewerberaufkommen an qualifizierten Kandidaten bieten. Im Internet ist eine Vielzahl an Online-Jobportalen verfügbar, z. B.:

- allgemeine Online-Stellenbörsen, die mehrere Branchen und Berufsfelder abdecken (z. B. Monster oder StepStone)

- spezialisierte Stellenportale mit einem Fokus auf bestimmten Branchen (z. B. IT oder Gastronomie), Karrierephasen (z. B. Auszubildende) oder Berufskategorien (z. B. Assistenz)

- Karrierenetzwerke mit Stellensuchfunktion

- Soziale Karrierenetzwerke zur beruflichen Vernetzung wie beispielsweise XING oder LinkedIn

- regionale Stellenportale, die sich auf bestimmte Regionen konzentrieren

- Kleinanzeigenmärkte mit integrierten Stellenanzeigen

- Metasuchmaschinen, die das Internet nach Stellen durchforsten (z. B. Indeed)

- Freemium Jobbörsen, die kostenfreien Basisprodukte (z. B. manuelle Stellenschaltung) und Premiumservices (z. B. zur Reichweitenoptimierung) anbieten

- nicht-kommerzielle Jobbörsen, in denen Unternehmen ihre Stellenausschreibung kostenfrei publizieren können

Ein Bewerbermanagement-System bietet je nach Funktionsumfang die Möglichkeit, Stellenanzeigen in mehreren Stellenportalen gleichzeitig zu veröffentlichen. Mit der Funktion Multi-Channel-Posting oder Job-Multiposting können Recruiter ihre Stellenanzeige per Mausklick in mehreren ausgewählten Portalen veröffentlichen und müssen die Anzeigen nicht manuell schalten. Um erfolgsversprechende Ausschreibungskanäle auszuwählen, besteht die Möglichkeit, Auswertungen vorzunehmen (Recruiting-Analytics) – beispielsweise, indem die erfolgreichen Einstellungen oder die Bewerbungseingänge je Recruiting-Kanal dokumentiert und ausgewertet werden. 

Bewerbungseingang

Bewerbungen gehen klassischerweise auf 4 Wegen ein:

- über ein Online-Bewerbungsportal

- per E-Mail

- per Post

- durch persönliche Einreichung

Um Bewerbern den Bewerbungsprozess zu erleichtern und die eigene Personalabteilung zu entlasten, können Funktionen wie der CV-Parser hilfreich sein: Das Feature ermöglicht eine automatische Auslesung und Übertragung von Bewerberstammdaten, nachdem Bewerber ihren Lebenslauf hochgeladen haben. Die Daten müssen also nicht manuell abgetippt werden. Nach Eingang der Bewerbung sollten Recruiter die Kandidaten über den Bewerbungseingang benachrichtigen. Auch ein Hinweis zum weiteren Bewerbungsablauf kann sinnvoll sein, z. B., dass die Sichtung der Unterlagen Zeit in Anspruch nehmen wird. Rasches Feedback ist wichtig, um die Candidate Experience zu erhöhen und ein Abspringen wartender Bewerber zu vermeiden. Nutzen Personaler eine E-Recruiting-Software, die über entsprechende Direktaktionen verfügt, können sie Bewerbern per Mausklick schnell einen Wartebrief schicken oder über eine Einladung oder Absage benachrichtigen. Bei der Absage ist ebenso wie bei der Stellenausschreibung auf AGG-sensible Formulierungen zu achten, um keinen Angriffsfläche bzgl. möglicher Verstöße zu bieten. 

Auswahlprozess 

Aufgabe der Personalauswahl ist es, die besten Kandidaten für eine Vakanz, eine frei werdende oder neu zu konzipierende Stelle auszuwählen. Um teure Fehlentscheidungen wie die Auswahl ungeeigneter Bewerber (Alpha-Fehler) oder die Ablehnung geeigneter Kandidaten (Beta-Fehler) zu vermeiden, setzen Unternehmen verschieden eignungsdiagnostische Verfahren zur Personalauswahl ein, z. B.:

- Dokumentenanalysen

- Verhaltensbeobachtungen

- Bewerbungsinterviews

- biographische Fragebögen

- psychometrische Verfahren

- Assessment Center

Unterstützung bei der Vorqualifizierung von Kandidaten bieten Matching-Algorithmen: Diese nehmen einen Abgleich von Anforderungs- und Bewerberprofilen nach definierten Kriterien vor und erstellen ein Eignungsranking der Kandidaten. 

Entscheidung

Die endgültige Entscheidung über den einzustellenden Bewerber treffen meist mehrere beteiligte Personen – darunter z. B. Arbeitgeber, Personaler, Personalsachbearbeiter, Führungskräfte und Vorgesetzte. Konnte auf Grundlage des Auswahlprozesses eine Entscheidung gefällt werden, ist der Kandidat zu informieren. Bei Interesse des Kandidaten erfolgt anschließend die Terminierung der Vertragsunterzeichnung. Damit endet die Candidate Journey jedoch nicht: ein strukturiertes Onboarding kann dabei helfen, Mitarbeiter vom ersten Tag an im Unternehmen willkommen zu heißen und ihnen eine sinnvolle Einarbeitung zu ermöglichen. 

Fazit

Das Bewerbermanagement umfasst alle Phasen von der Meldung des Personalbedarfs über die Stellenausschreibung bis hin zur erfolgreichen Stellenbesetzung. Die Qualität des Recruiting-Prozesses ist eine Grundlage für die erfolgreiche Personalgewinnung. Vielversprechende und zielgruppenadäquate Recruiting-Kanäle zum Beispiel, erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines hohen Bewerberaufkommens und qualifizierter Bewerbungseingänge. Ein schnelles Bewerberfeedback durch kurze Kommunikationswege zwischen Entscheidern sowie die angenehme Gestaltung des Bewerbungsprozesses (z. B. durch CV-Parsing) wirken sich positiv auf die Candidate Experience aus. Bewerbermanagement-Systeme bieten Recruitern die Möglichkeit zur Standardisierung des Recruiting-Prozesses und ermöglichen eine zentrale Abstimmung zwischen Entscheidern und Fachabteilungen. Funktionen wie Multiposting oder Matching-Algorithmen können dazu beitragen, den Recruiting-Prozess zu optimieren. 

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