Datenschutz

DSGVO-Compliance inklusive

 

Als Personaldienstleister kam Ihnen die Ankündigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung vor wie ein unbesiegbarer Endgegner? Kein Wunder, immerhin besteht die Ausrüstung für Ihre Arbeit aus Unmengen von personenbezogenen Informationen. Aber keine Panik: Mit Office® haben Sie Ihren ganz persönlichen Datenschutzbeauftragten im Team, der sich als Software-Matador für eine vorbildliche DSGVO-Compliance einsetzt. Eine seiner größten Stärken ist das clevere Löschsystem, das Ihnen immer up to date anzeigt, welche Daten schleunigst in den Papierkorb wandern sollten. So landen Sie beim Thema Datenschutz spielerisch einen klaren Punktsieg.

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DSGVO-Compliance

Seit dem 25. Mai 2018 müssen alle geschäftsmäßigen Verarbeiter personenbezogener Daten die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwenden. Die EU-DSGVO ist eine Verordnung zur Vereinheitlichung des Datenschutzrechts in allen EU-Mitgliedstaaten. Sie konkretisiert die Rechte Betroffener und die Pflichten datenverarbeitender Parteien. Unternehmen aus dem Personaldienstleistungssektor stehen vor der Aufgabe, ihre Datenschutzprozesse anzupassen und compliant zu handeln.

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Löschsystem für personenbezogene Daten

Office® bietet verschiedene Funktionen für Ihre DSGVO-Compliance. Die Software verfügt über ein ausgereiftes Löschsystem, damit Sie personenbezogene Daten sicher und fristgerecht löschen können. In Office® können Sie ein Datum festlegen, zu dem die Daten gelöscht werden sollen: Sie definieren, nach wie vielen Tagen die Löschung bei neu angelegten Datensätzen erfolgen soll. Auch Sammellöschungen von z. B. Bewerber- und Ansprechpartnerdaten, Kunden- und Interessentendatensätzen sind möglich.

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Verschlüsselung mit Passwort

Für eine sichere Datenübertragung können Sie Anschreiben und Lohnausdrucke, die Sie mit dem gotomaxx PDF-Mailer an Ihre Mitarbeiter versenden, mit einem Passwort verschlüsseln: Beim Öffnen der PDF-Anhänge erfolgt zunächst eine Passwortabfrage. Erst nach Eingabe des korrekten Passworts sind die Daten des Dokuments ersichtlich. Dadurch schützen Sie sensible Daten vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte. Office® bietet Ihnen die Möglichkeit, das Web-Zeiterfassungs-Passwort zur Verschlüsselung der Lohnausdrucke und Mitarbeiteranschreiben zu aktivieren.