Wie sage ich es treffend – Mitarbeiter gekonnt kritisieren

Kaum jemand führt Kritik- oder Krisengespräche freiwillig und schon gar nicht gerne. Selbst dann nicht, wenn ein eindeutiges Fehlverhalten seitens eines Mitarbeiters vorliegt, das unbedingt einer Korrektur bedarf. Manche Vorgesetzte neigen zur Flucht, weil sie Angst vor dem Mitarbeiter und vor der Auseinandersetzung mit ihm haben und deshalb lieber schweigen. Wieder andere führen ein Kritikgespräch nur deshalb, um dem „angeklagten“ Mitarbeiter seine Schuld nachzuweisen. Um die Schuldfrage geht es nie in einem Kritikgespräch. Ein Kritikgespräch verfolgt ein ganz anderes Ziel: das Schaden auslösende Fehlverhalten zu korrigieren, nicht aber eine Person zu ändern. 

Bereiten Sie sich gründlich vor. Definieren Sie Ihr Gesprächsziel. Wie sage ich es am besten? Mit welchem Mitarbeiter habe ich es zu tun? Zu welchen Reaktionen neigt der Mitarbeiter? Die Individualität des Mitarbeiters berücksichtigen. Für die Gesprächsvorbereitung reichen in der Regel zehn Minuten. Sorgen Sie für eine ungestörte Gesprächsatmosphäre in einem ruhigen, geschützten Raum. Planen Sie genügend Zeit ein, mindestens 15 Minuten. 

Eröffnen Sie das Gespräch sachlich und freundlich. Schaffen Sie ein positives Klima. Fühlt sich der Mitarbeiter wohl, kommt es seltener zu Missverständnissen. Einzige Ausnahme sind Kündigungsgespräche, hier muss der Vorgesetzte ohne Umschweife zur Sache kommen: „Dies ist ein Kündigungsgespräch…“ 

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über den Gesprächsanlass und das Gesprächsziel. Beschreiben Sie das Fehlverhalten klar und deutlich und schließen Sie Ihre Ausführungen mit einer Frage ab, z. B. „Sehe ich das richtig …?“, „ Wie kam es dazu?“, „Können Sie sich die Probleme vorstellen, die wir infolgedessen hatten?“ Geben Sie dem Mitarbeiter Zeit, Ihre Fragen zu beantworten. Sie müssen hören, ob der Mitarbeiter Sie richtig verstanden hat, gegebenenfalls auch Ihren Ärger.

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Gelegenheit, Stellung zu nehmen und den Sachverhalt aus seiner Sicht zu schildern. Fragen Sie nach, hier vor allem nach Fakten. Lassen Sie Gefühlsausbrüche zu, diese können „reinigend“ wirken. Auf persönliche Angriffe reagieren Sie nicht.

Analysieren Sie gemeinsam die Ursache des Fehlverhaltens. Erst wenn man die Ursachen kennt, kann man sie auch abstellen. Eventuell sind Sie auch als Vorgesetzter gefordert und müssen Abhilfe schaffen. 

Erfragen Sie Lösungsvorschläge und erörtern Sie diese mit Ihrem Mitarbeiter. In erster Linie soll der Mitarbeiter erklären, wie er sich vorstellt das Ziel zu erreichen. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter selbst das richtige Verhalten findet bzw. für sich selbst festlegt. Fällt dem Mitarbeiter nichts ein, sollten Sie das Gespräch unterbrechen und gleichzeitig einen Zeitpunkt für eine Nachbesprechung vereinbaren - möglichst innerhalb der nächsten zwei Tage.

Vereinbaren Sie das zukünftige Verhalten in ähnlichen Situationen. Fragen Sie den Mitarbeiter wie sie gemeinsam in der Zukunft diese oder ähnliche Fehler vermeiden können. Machen Sie dem Mitarbeiter deutlich, wie Sie sich sein zukünftiges Verhalten vorstellen. Bieten Sie gegebenenfalls auch weitere Unterstützung an. Dokumentieren Sie die Vereinbarung zu Ihrer eigenen Sicherheit. 

Vereinbaren Sie die Art und Weise der Kontrolle, ob das vereinbarte Verhalten eingehalten wird, zum Beispiel so: „Ich werde täglich einen Blick auf die Werte werfen …“ Würdigen Sie Fortschritte – auch kleine. 

Beenden Sie das Gespräch genauso sachlich und freundlich wie Sie es begonnen haben. „Ich freue mich, dass wir diesen Weg gefunden haben und bin mir sicher, dass Sie…“ Geben Sie regelmäßig Rückmeldung, wenn es besser läuft beziehungsweise nehmen Sie das Gespräch zeitnah wieder aufnehmen, wenn der Mitarbeiter in alte Muster zurückfällt.

Konfliktmanagement will gelernt sein! Die hier aufgeführten Tipps sollen dabei helfen, Kritikgespräche zu führen, die in ein für beide Seiten akzeptables Ergebnis münden. Wer den Gesprächsablauf im Vorfeld plant und sich an einem roten Faden orientiert, dem fällt es wesentlich leichter, Probleme konstruktiv anzusprechen.